手順書は、あらゆる規模の企業にとって重要な文書です。手順書は、事業運営の日常業務に対処する際の統一性と一貫性を提供するための「ハウツー」ガイドです。内容は、設計されている手順書の種類によって異なります。業務が標準化され、意思決定が容易になり、品質管理と説明責任が提供されます。
手順書の作成
手順書の目的を明確にします。マニュアルに含める問題と目標を検討してください。手順書の作成に必要な情報を収集し、法的、安全性、およびその他の業界に関連する問題を含めます。
手順書のドラフトをアウトラインから始めてください。トピックには、「目的」、「参照」、「用語」、「ポリシー」、目次およびカバーページを含めることができます。明確で簡潔な表現を使用し、必要に応じて用語を明確にし、手順書の予想される結果を概説する。
手順書を、それが影響を受ける人々および実施に関与する人々とともに検討してください。開発に関わっていない人がマニュアルを試用してください。弱点、改善の必要性、ギャップを特定する。
試用や注意書きに基づいて手順書を書き換えてください。間違いや脱落のための最終テキストの校正必要に応じて承認を求めて送信します。確認する日付を設定して手順書を更新します。
印刷のための手順書を提出してください。必要に応じてコピー配布の手順書を実装してください。必要に応じて調整を行いながら、週に1回、四半期に1回、品質レビューを実施します。
ヒント
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明確で文脈的に一貫性のある内容を作成する明白な言語を使用して手順書を書いてください。実用的な文章を使用して、ユーザーフレンドリーな言語と形式でプロセスを説明します。フィードバックや提案フォームを提供することで、ユーザーによる監査を許可します。
