給与計算処理は、雇用主が実行しなければならない多次元タスクです。雇用主は、米国労働省の賃金と時間の基準および内国歳入庁の給与税の規定を遵守する必要があります。さらに、州の給与要件を満たす必要があります。給与計算処理チェックリストがあると、コンプライアンスを確実にするのに役立ちます。
賃金処理
チェックリストには、各支払い期間の賃金処理タスクを含める必要があります。これには、最初から最後まで賃金を処理するために必要なすべてのステップが含まれます。隔週や半月など、複数の支払い期間がある場合は、混乱を避けるために各支払いサイクルに別々のチェックリストを用意してください。たとえば、すべての時間給が隔週で給与が支払われ、すべての給与が支払われる従業員が半月ごとに支払われる場合、両方の給与グループの処理方法が異なるため、別々のチェックリストが必要になります。
賃金処理チェックリストは、タイムカード提出、タイムカード計算、および給与計算時間をシステムに入力することを確認するためのステップを含むことができる。それは給料支払われた労働者が給与期間の間彼らの通常の給料を確実に受け取るためのステップを含むべきです。さらに、住所や控除の変更、昇給や小切手の無効化などの給与調整、新規採用や退職処理など、従業員の給与データに変更を加える必要があります。時間外勤務、退職、賞与、手数料などの補足給与の処理も含まれます。
控除処理
給与計算の控除額には、法定控除額または非自発的控除額が含まれています。後者は、控除が法的拘束力があることを意味します。法定控除額には、連邦所得税、社会保障税、およびメディケア税が含まれ、ほとんどの場合、州所得税が含まれます。雇用主はこれらの税金を従業員の給与から源泉徴収する責任があります。さらに、それは給与税のその部分に対して責任があります。チェックリストには必要な法定控除額を含める必要があります。法定控除額には、賃金飾りおよび養育費源泉徴収命令も含まれます。該当する場合は、それらをチェックリストに含めます。
自主的な控除は、退職や健康保険、生命保険、障害保険、慈善寄付、駐車料金、労働組合会費、ローン返済などの会社が提供するものです。チェックリストに各自主控除タイプを記載する必要はありませんが、自主控除のチェックを含める必要があります。給与計算担当者が給与計算に慣れてくると、どの控除がどの従業員に影響を与えるのかが簡単にわかります。
ペイジェネレーション
チェックリストには、給与とスタブを印刷して直接預金ファイルを生成するためのステップがあります。前処理レポートを印刷する手順を含めると、給与担当者は給与を印刷する前と直接入金ファイルを生成する前に、給与を再確認し、必要に応じて調整することができます。さらに、給与計算処理後に給与を特定の個人に転送する必要がある場合は、チェックリストにその旨を記載してください。
後処理
給与計算が処理されたら、記録を遵守するために関連データを提出する必要があります。チェックリストには、提出しなければならないさまざまな給与報告書を記載する必要があります。さらに、会計や財務、人事など、関連部門に必要なレポートを含める必要があります。これらの部門または他の部門とさらに対話が必要な場合は、チェックリストに含めてください。たとえば、社外の税務会社が会社の給与税務を処理する場合、チェックリストには給与税ファイルを税務会社に転送する方法を含める必要があります。
