一人の人へのビジネスレターの送付は比較的簡単です。あなたはその人の名前と住所をUS Post Officeフォーマットを使って書き、そして "Dear Mr./Mrs./Ms"とフォローアップします。同じビジネスレターで複数の受信者を扱う必要がある場合、状況はさらに複雑になります。受取人の所在地に応じて、各受取人を個別にアドレス指定するか、または手紙の下部にある「カーボンコピー」表記法「cc」を使用します。
複数の人、同じ住所
同じ組織内の複数の受信者をアドレス指定するときは、アドレスを複数回繰り返す必要はありません。各受取人の名前と役職、その後に単一の会社の住所を書いてください。これは次のようになります。
CEO、Mary Harris氏
施設責任者、ロバートマルティネス氏
ファイサリングディレクターDr. Philippa Bennett-Price
アクメリミテッド
123アクメストリート
Lexington、KY 40505
挨拶文は、住所と同じ順序で名前をリストし、その後にコロン（ "："）を続ける必要があります。たとえば、 "Dear Ms. Harris、Mr. Martinez、Dr。Bennett-Price：" Writing "Dear Mary、RobertそしてPhilippa： "あなたがファーストネームの用語を使っているならば、それは全く問題ない。それぞれの人に別々の手紙と封筒を送るのが礼儀正しいので、それぞれの受取人のためにオリジナルのコピーを印刷して署名してください。
複数の人々、異なる住所
同じ手紙を異なる場所にいる複数の受信者に送る場合は、各人が個別に宛てた手紙を受け取ります。署名行の下の文字の下部に「cc：」を入力し、その後に他の受信者の名前をアルファベット順に入力して、他の人にその文字を送信したことを示します。 「CC」はカーボンコピーの略で、コピー機の発明以前に文書の追加コピーを作成するために使用されていたカーボンペーパーを指します。今日、私たちは「礼儀コピー」という語句を使用します。各受取人が他のすべての受取人が誰であるかがわかるように、各文字の "cc："行を必ず修正してください。これが受信者に役立つ場合は、それらのアドレスを含めてください。
お届け先が多い場合
委員会のメンバーのように多くの受領者がいる場合は、グループ宛てに1通の手紙を用意し、その手紙の末尾に配付ブロックを配置するのが適切かもしれません。たとえば「親愛なる投資家向け広報」や「親愛なる理事会のメンバー」など、より大きなグループに人の集まりとして挨拶することは許容されます。手紙があなた自身の組織の内部で配布されている場合は、非公式のあいさつ「Dear all」を使用するのが良いでしょう。
注意の言葉
複数の受信者への手紙を扱うためのあるエチケットがありますが、厳格な規則はありません。あなたの会社は独自のスタイルを持っているかもしれず、それは伝統的な基準に従うかもしれないし、従わないかもしれません。一貫性はあなたのブランドの良い印象を与えるので、あなたのすべての従業員がすべてのビジネスコミュニケーションで同じスタイルに従っていることをチェックしてください。
