雇用主は通常、小切手またはそれと同等の明細書を各従業員の給与と一緒に含めます。紙の文書の形式であろうと、直接入金で発行される給与のためのオンラインの形式であろうと。チェックスタブは、政府の記録保管要件を満たすために必要となる可能性がある文書です。チェックスタブを保持することが必須ではない場合でも、それを行うのが賢明かもしれません。
FLSAの要件
連邦政府は、雇用主に給与明細書の発行または留保を義務付ける規則を定めていません。公正労働基準法の要件は、給与計算書類のガイドラインを提供します。一般的に、給与情報は以下のために保存されなければなりません。 3年。チェックスタブを使用してこのデータの一部を記録する場合、それらも3年間保持する必要があります。給与記録には以下が含まれていなければなりません。
- 従業員の名前、住所、および社会保障番号。
- 従業員の性別および職業
- 19歳未満の労働者の生年月日。
- 各作業週の開始日時と終了日時。勤務週と異なる場合は、給与計算期間の開始日が必要です。
- 従業員が支払われた日付
- 毎日と毎週の時間が働いた。
- 従業員の賃金率
- 通常の賃金、超過勤務手当、および従業員の給与に対する追加または控除。
雇用主は、2年間勤務したタイムカードまたはそれに相当する記録を保管しなければなりません。
追加の政府給与記録の要件
雇用機会均等委員会は、雇用主は小切手および給与記録を含むすべての雇用記録を少なくとも1年間保管しなければならないと述べています。従業員がEEOCに苦情を申し立てた場合、記録はEEOCによる問題の最終処分後1年まで、または訴訟が解決された1年後まで保持されなければなりません。
州は追加の記録保持要件を課すことができます。たとえば、テキサス労働力委員会は、雇用主は給与の準備に使用されるすべてのデータを記載したチェックスタブまたは同等の文書を労働者に提供しなければならないと述べています。給与記録は保存しなければなりません 四年間 テキサス州の失業補償記録保管規則を遵守する。
雇用者記録ガイドライン
企業や組織はさまざまな理由で小切手や小切手スタブを作成します。内国歳入庁は、スタブと銀行の記録をチェックすることを推奨します。 ドキュメントをサポート 税務上の制限は、制限期間の間保持されます。たとえば、確定申告の制限期間は6年です。 Nolo.comは、企業が少なくとも7年間、小切手帳と財務記録を保持することを推奨しています。
