入札依頼書または提案依頼書（RFP）は、事業者または組織が仕入先に対して作成した文書です。たとえば、建設会社が大工を必要としたり、病院がサイトを作成するためのWebデザイナーを必要とする場合があります。 RFPは通常、ベンダー向けのガイドラインを含む正式な文書です。要求を行っている事業の詳細、事業プロジェクトの仕様、仕入先の勧誘プロセス、1つまたは複数の仕入先の選択プロセス、契約プロセス、および勧誘中のコミュニケーションプロセスが含まれます。
事前にすべての情報を集めてください。あなたの財務諸表、予算、契約、協定、およびプロジェクトに関連するその他の関連文書を持ってください。これはあなたのRFPを書くのをより簡単にするでしょう。
概要や紹介文を書き、「エグゼクティブサマリー」と呼ばれることもあります。このセクションでは、要求を行っている企業または組織とその業界内での位置を紹介します。概要はまた、要求が求められているプロジェクトまたはビジネスのニーズをハイライト形式で提示します。
仕入先が対応するように、仕様を明確に提示してください。プロジェクトの性質と範囲、ニーズ、予想される結果、その他の重要な情報を定義します。具体的に。設計されたWebサイトを必要とすることと設計され更新され定期的に管理されているWebサイトを必要とすることとの間には大きな違いがあります。
勧誘プロセスの間に通信プロセスがどのように処理されるかについての指示を明確に述べます。仕入先から組織の一人の人物に連絡を取りたい場合は、それを明確にしてください。ベンダーが参加するためのプレゼンテーションがある場合は、それに関する詳細をすべて含めてください。プロセス中にベンダーからの連絡がまったく不要な場合は、その旨を明確に述べてください。入札がどのように受け取られるのか、それらを封印する必要があるのか、期限はどの程度になるのかを決定します。
RFPは契約ではなく、それに応答しても選択が保証されないことを説明します。仕入先の回答が仕入先の時間に見合ったものになるような情報を含めるようにしてください。プロジェクトがアクティブである間に、予算、契約、支払い方法、および作業の評価に関する詳細をレイアウトします。
ベンダーが考慮する法的、著作権、保険、および倫理的な考慮事項をすべて含めます。これには、機密保持契約、少数派ベンダーの要件、現地の規制、安全上の考慮事項、およびビジネス慣行が含まれますが、これらに限定されません。
応答のフォーマット方法に関する明確な指示を指定してください。あなたが彼らの提案番号をどのように見たいか、彼らが彼らの提案と一緒に含むべきであるどのような情報（例えば、保険情報のコピーまたは事業免許証）について売り手に教える。
選択プロセスに関する予想される結論を含める。仕事に就かなかった場合に通知を受けるかどうか、仕事に選ばれた場合に何を期待するかをベンダーに知らせます。
