請求書発行システムは、事業の売掛金の中心です。請求書は販売された製品またはサービスに基づいて作成されます。請求書からのデータは、営業記録、顧客の口座記録、売掛金残高、および現金勘定科目のジャーナルなどに対応しています。
電子マニュアル
請求書発行に使用されるソフトウェアシステムでは、請求書を印刷する前に中小企業が初期データを入力する必要があります。各システムは異なる変数を必要とし、何が必要かについてユーザーにプロンプトを出します。その後、システムはデータを売掛金に電子的に統合します。対照的に、手動システムを設定するとき、中小企業の所有者または簿記係は必要とされるものを決定し、それに応じて会計システムの一部としてこれを定式化します。中小企業がサービスを提供しているか製品を販売しているかにかかわらず、請求書発行システムをセットアップする際の予備ステップの1つは、連絡先情報などの基本事項に加えて請求書に含めるものを決定することです。
採番システム
各請求書には、時系列の販売注文または顧客番号に基づく一意の識別番号を含める必要があります。いずれにせよ、中小企業の所有者が選択する、これらのユニークな番号は将来の特定の請求書を参照するのに使用することができます。
請求書の本文
請求書の説明セクションの下で、簿記担当者は明細化された情報を追加して、顧客が請求書の内容を正確に把握できるようにします。たとえば、「サービスコール」と単純に記載されているサービスの請求書は、後で参照するために使用するには顧客または中小企業にとって曖昧すぎるものです。ただし、「フィルタの変更、ファンの清掃、発火テスト」など、より具体的な説明が記載されている場合は、顧客とサービスプロバイダの両方が、実行された作業を正確に認識しています。料金がサービスごとまたは時間単位である場合は、この詳細を説明に含める必要があります。請求書が製品のものである場合は、単位あたりの数量と価格を含めてください。この情報はセールスジャーナルのエントリに対応しています。
クレジット規約
顧客に提供されるクレジット条件を決定し、これを請求書に含めます。たとえば、支払いが迅速に行われると予想される場合は、請求書に「受領時に正味期限が到来する」という表記を付ける必要があります。販売プロセスの間に、顧客が支払うべき30日があると言われたら、請求書の期日としてこれを含めてください。
それをすべてまとめる
請求書発行システムは、会計処理の適切な場所に収まったら完了です。請求書が準備された後、それは売掛金を集める時です。各請求書の1部が顧客に郵送され、企業は1部を保持します。請求金額は、販売仕訳帳の得意先の勘定に転記されます。支払いが受領されると、その金額は販売記録の顧客の口座から差し引かれ、事業の現金口座に追加されます。月末には、中小企業の所有者は未払いの請求書と、「期限切れ」とマークされた請求書の2つ目のコピーの送信など、支払いを求める際のフォローアップの必要性に注意するためにアカウントを確認できます。
