議題は会議のための高オクタン価の燃料のようなものです - 彼らはあらゆる決定プロセスの効率と生産性を大いに改善することができます。 1つの良いアジェンダはプロジェクトを完了するのに必要とされる会議の数を半分に減らし、会議が目標達成に役立たない議論に分岐する傾向を大いに減らすことができます。
議題の役割
議題の目的は、グループメンバー間の意思決定プロセスを促進することです。これは、技術のアップグレードや予算に関する議論のためのものかもしれません。議題は、会議の出席者が最終決定に集中するのを助けるのに役立ちます。議題はまた、フォローアップと説明責任のためのチェックリストを提供することによって会議の成功を評価することをより簡単にします。
フォーマット
議題の最初の行には、会議の目的と目的を記載する必要があります。いくつかの議題フォーマットは、各議題項目の後にサブ目標とともに目標を述べることを好む。どちらの形式も議論の枠組みを確立します。議題は単純なものから複雑なものまでさまざまです。添付ファイルや読み物、または前回の会議の議題を含めることができます。使用される形式の種類は、通常、会議の形式と長さによって決まります。経験則として、形式は会議の参加者のドレスと一致する必要があります。つまり、サンダルとショートパンツでいっぱいの会議は非公式の議題で迎えることができますが、スーツでいっぱいの部屋には正式な議題が必要になる場合があります。
インフォーマル対フォーマル
短い会議または非公式の会議は、電子メールまたは会議のメモに含めることができます。それは会議の目的のための1行とそれから3から5つの短い討論点を含むかもしれません。長い議題は通常、全ページで、タイトル、会議の場所、日時、目標とトピック、または議論のポイントが含まれています。長い会議には、各ディスカッショントピックの時間とプレゼンターの名前も含める必要があります。どちらの議題形式も、フォローアップのための「次のステップ」のセクションで終わらなければなりません。これらの「次のステップ」は、次回の会議で議題となるトピックの基礎となります。
