契約管理を最も簡単な用語で定義することは、契約に書かれている条件と規定に従って、すべての請負業者が仕事を確実に遂行できるようにすることです。逸脱や満たされていない用語が発生したときにそれをキャッチするための監視を行うことは、プロジェクトや個人が問題の発生や欠落を解決してからすぐに発生することを意味します。請負業者を定期的に雇用している企業では、優れた契約管理スキルが非常に重要です。
契約手続きとは何ですか？
契約を作成する際には、7段階のプロセスが始まります。これら7つの段階のすべてが契約管理の傘下に入り、契約管理はステップ5付近まで実際には完全に機能していません。契約を監督するために契約管理者を雇うことができ、その役割は契約の話が始まるとすぐに始まります。しかし、契約を監督するチームがチームを組んでいる場合、マネージャと管理者は7つのステージすべてを通して連携して作業することができます。
最初のステップは、契約の目的が何であるかを知ることです。リスクと期待は何ですか？ニーズと期間は？なぜ契約が必要なのですか？
2番目のステップは、契約を作成することです。明確さが欠如していると契約が不履行または不履行に対して脆弱になる可能性があるため、法務チームは曖昧さが残らないようにするために機内にいるべきです。
ステップ3は交渉が行われるときです。第二者は契約を受け、自分たちが抱えている可能性のある問題を打ち消すか、または非現実的または不公平であると認めるものを排除する機会を得ます。困難な契約交渉を回避するには、通信後に契約を作成することをお勧めします。そうすれば、相手の期待を理解できます。交渉が開始され、ギブ/テイク交換が行われると、それは「レッドライン」と呼ばれ、チームが変更点を超えていないと、複雑になる可能性があります。契約管理ソフトウェアを使用すると、管理上の監視だけでなく、これもはるかに簡単なプロセスになります。ニーズに応じて、契約を容易にする可能性のある、数十の推奨管理ソフトウェアシステムがあります。
承認はステップ4で行われます。大企業の場合は、契約を通過して承認を得るために監査プロセスまたは理事会会議が必要になることがあります。管理ソフトウェアは、権限を付与する権限のある人がリアルタイムで承認できるようにすることで、これを簡単にすることができます。
ステップ5はすべて点線に署名することです。契約を履行することは、署名と最終合意を得ることを意味します。デートや証人が必要な場合があります。法的拘束力のある電子署名は、当事者が同じ都市または国にいない場合に役立ちます。管理者は、締め切りが到来する前に全員が実行プロセスを完了するようにスケジュールどおりにいることを確認します。
契約が承認され執行された後は、プロジェクトやタスクが進行するにつれて、修正や改訂が必要になる可能性があります。これらの管理は契約管理者の役割の一部であり、契約管理プログラムを介して簡素化できます。変更や変更に遅れないようにすることは、契約プロセスの6番目の段階です。
契約管理者は、契約プロセスの第7段階が到来した時点で、現在の責任を担っています。管理者が契約済みサービスの進捗と成功を監視するには、マイルストーンが必要です。定期的な監査とは、不足分を捉えたり、途中で発生する可能性がある機会を捉えたりすることを意味します。更新や完了段階のようなものに対して設定されたリマインダとアラートがあるべきです、そしてこれらは契約上の進歩について知らされ続ける必要があるすべての上級管理職に伝えられるべきです。管理者と契約管理者は、何の失効も終了日も行動なしに過ぎ去らないように、コミュニケーションを取り、積極的に対応する必要があります。
契約管理機能とは
この仕事には、目に見えるもの以上のものがあります。契約管理に優れているということは、あらゆるレベルの役員や人員とうまく機能することを意味します。優れたコミュニケータであることは、より効果的な契約を作成し、全員のニーズと要望を確実に満たすことを意味します。そのためには、内的にも外的にも円滑に連絡を取り合う必要があります。これは国際的に関係者と協力する能力を必要とするかもしれず、ほとんど確実に法務チームと調達チームと協力することを必要とするでしょう。
契約管理者の交渉スキルは議論の余地がありません。価格、履行の条件、条件を打ち出すために精通した洞察を使いながら、時間の経過とともにこれらがすべて満たされるようにするホールモニターです。また、彼らは自信を持ってリスク分析を行い、修正や修正が自社の最善の利益と相反する可能性があるかどうかを確認することができます。
契約管理者は、競合を解決するだけでなく、エスカレートする前に発見することを得意とする必要があります。これは、問題を解決または回避するために、将来の契約、または現在の契約にも適用される可能性のある明確な表現と規則の作成に取り組むことを意味するかもしれません。
物事が順調に進んでいる場合でも、ビジネスの他の多くの側面が契約の成功または不備によって影響を受ける可能性があるため、経営陣およびその他の重要な事業者への進捗状況を報告することが必要です。
最後に、支払いやその他の契約上の支払いが適切かつスケジュールどおりに行われ、適切な当事者に受け取られるように、キャッシュフローを監視します。
契約管理のキャリア
契約管理は成長分野であり、労働統計局は、雇用機会が2016年から2026年の間に10％増加する可能性があると示唆しており、これはほとんどのキャリアよりも高い成長軌道です。契約の成功にどれだけの力が注がれているかを考えると、これは高等教育を必要とする仕事です。最低限は、学士号と契約関連の実務経験、または関連する学位を持つ経営管理の修士号です。会計学、経済学および数学の分野で。法律の学位もこのキャリアによく適しています。
契約管理者を必要とする業界は広く普及しています。建設は契約管理と管理のための巨大な分野です、そして、応募者はビジネス学位に加えて工学または建築教育を受けることから利益を得るかもしれません。スポーツは優れた契約管理部門であり、食品販売業者からプレーヤーまで、全員が契約を結ぶ必要があります。どのような種類の製造会社やエンジニアリング会社でも、安定した契約が必要です。大学や学校などの教育機関は、あらゆる種類の政府機関と同様に、あらゆる種類の契約に常に対応しています。人事担当者は、契約管理および管理も定期的に担当しています。
すべての契約管理者が必要とするスキル
契約の作成には法的チームが関与しているかもしれませんが、管理者の仕事は契約プロセスのすべてのレベルをサポートすることです。その結果、彼らは卓越した書面および口頭言語スキルを持つ必要があります。契約の現実は、誤ったカンマでも行の意味を劇的に変えることがあり、それが深刻な打撃をもたらす可能性があるということです。つまり、読解力は一流である必要があります。
管理者の見落としは細部への骨の折れる注意から恩恵を受けるでしょう - 彼らはおそらくレストランメニューのスペルミスに気付くような人です。彼らはまた仕事の質に気づき、矛盾を簡単に見つけることができます。
契約管理者は、証明された両方のリーダーシップスキルを持つだけでなく、堅実なチームプレーヤーになることができる必要があります。レポートを作成し、パーティーや部門間で交渉し、契約執行の監督を完了するときが来たときには、これらのチームプレイ能力と管理傾向が役立ちます。
これらがあなたが持っているスキルであり、あなたが成長分野での挑戦的なキャリアのアイデアを愛するならば、契約管理はあなたのためのキャリアかもしれません。
労働統計局には、行政サービス管理者の傘下にある契約管理者が含まれており、2017年のこれらの行政的役割における平均収入は94,020ドルであると述べています。
