標準操作手順を準備する方法

米国環境保護庁（EPA）の文書「標準作業手順書（SOP）作成のためのガイダンス」によれば、「SOPの開発と使用は、個人に業務遂行のための情報を提供するため、成功する品質システムの不可欠な部分です。製品または最終結果の品質および完全性の一貫性を適切かつ容易にします。」したがって、SOPの適切な準備は、一貫したプロセスを達成するための基盤を築くための鍵となります。いくつかの一般的な手順に従って、組織内で使用するSOPを準備できます。

一貫した方法で実行するために、組織内のどの手順またはプロセスに文書化が必要か、および関連するSOPを作成する資格がある人物を特定します。チームアプローチは、SOPの必要性を識別することとSOPを書くことの両方に使用されるかもしれません。

SOPの文書管理が適切に行われるように番号付けシステムを決めます。番号付けシステムは、個々のSOPに対して任意の数のSOPおよび任意の数の改訂を考慮するのに十分柔軟であるべきです。重複した番号が使用されないように、自分自身または割り当てられた文書管理者にマスターリストを管理させてください。

ワープロソフトを使用して、すべての組織SOPが従うことになるSOPテンプレートを作成します。管理上またはプログラム上の手順の場合、テンプレートには少なくともタイトルページ、手順（目的、範囲、要約、定義、人事資格、手順自体、チェックリストおよび記録管理を含む）、品質管理および参照を含める必要があります。技術的または実験的な手順の場合、テンプレートには手順手順の安全情報、注意、干渉、機器および消耗品に加えて、少なくとも上記の管理SOPのすべてのセクションを含める必要があります。

組織の標準作業手順書の書き方についての標準作業手順書を書きなさい。「SOP on SOPs」として古くから知られています。開発したテンプレートを使用して、すべてのSOPをどのように準備する必要があるか、たとえば、必要性を特定する人、番号を割り当てる人、使用する形式、各セクションに含めるべきものへの期待などについて説明します。

SOPのSOPに規定されている方法に基づいて、残りのSOPを準備します。結果として得られる文書の時間と品質の点で準備プロセスを改善するために、少しの修正を行います。