あらゆるレベルの従業員は、彼らの仕事の一部として発表メモ（一般にメモと呼ばれる）を書く必要があるかもしれません。効果的なメモを書くことは、それが優れたコミュニケーションスキルを持っていることの兆候であるため、それらを書いた人に積極的に反映します。アナウンスメントメモは、組織全体の従業員にプラスとマイナスのニュースを伝えます。昇進や求人の発表は興奮して行われることが多く、政策の変更や発表の削減は不安やストレスを引き起こす可能性があります。しっかりとしたメッセージを作成することは、メッセージを明確かつ積極的に配信するのに役立ちます。
伝えようとしている重要なメッセージを特定します。ニュースが歓迎されるかどうかを検討し、この情報を使用して配信されるメッセージを最適化する方法を決定します。否定的なメッセージには、何かが行われている理由に関する詳細な情報が必要ですが、肯定的なメッセージには、イベントが発生した理由に関する詳細な背景情報を追加せずに配信されるニュースに焦点を当てることができます。
メモの4つの基本的な要素について学びます。最高のメモは、ビジネス文書で認められている一般的な形式に従います。そうすることで、メモライターは彼らの発表において中立のままで偏っているように見えません。メモには、見出し、冒頭、本文、および結論の4つの主要セクションがあります。
見出しを作成してください。見出しには、to、from、date、およびsubjectの4つの主要セクションがあります。 「宛先」フィールドには、受信者とその役職のリストが含まれています。 「差出人」フィールドには、メモの送信者の名前と役職が含まれています。 “ Date：”フィールドは、メモの作成日または作成日に対して、メモが配信される日が最も頻繁に表示されます。 「件名」フィールドは受信者にメモの目的を伝えます。これらのフィールドは電子メールで一般的に使用されるフィールドと似ており、それぞれ次のように表示されます。
宛先：から：日付：件名：
メモの冒頭部分を書きます。冒頭のパラグラフはコミュニケーションの目的に焦点を合わせています。受取人が行われている発表を理解するのを助けるのに必要であるどんなバックグラウンド情報も含みます。
メモの本文を書きます。本文には、受信者が知る必要があるあらゆる詳細な情報が含まれています。プロモーションには、従業員の新しい職務や責任に関する情報、および新しい職務に就く時期が含まれることがあります。方針の変更には、新しい方針がいつ有効になるか、およびそれが従業員に与える影響についての情報を含める必要があります。
メモの結論を書きます。良い結論は、変化に備えて何をする必要があるのかを従業員に伝えます。
メモから少し時間をかけてから、メモに戻って新鮮な目で編集します。よく書かれたメモは文法的な誤りがなく、明確なメッセージを伝えます。
