現代のビジネスレターでは通常、混在句読点とオープン句読点の2種類の句読法のうちの1つが使用されます。混在句読点は、コロンが開始挨拶文に続くことを要求します - "親愛なる夫人スミス：" - そして補完的な終わりを終えるためにコンマ - "誠意をこめて"。句読点では、コロンとコンマの両方を省略できます。このスタイルはアメリカで人気があり、ヨーロッパでも人気を集めています。
オープン句読点とは何ですか？
オープン句読法は英語の文法における比較的新しい概念であり、コンピュータの使用によって普及してきました。それは手紙の本文を通して句読点の最小限の使用を含みます。スペルと文法の内容を電子的にレビューする機能のために、オープン句読法スタイルがますます受け入れられるようになっています。
句読点の例には、次のものがあります。
- JT Doe PhD の代わりに Ｊ． Doe博士,
-
心から の代わりに
敬具
* ロドリゲス氏へ の代わりに ロドリゲス氏各位
等々。基本的には、頭字語、省略形、または時刻にピリオドを使用しません。必要でない限り、コンマを追加しないでください。
混合句読点とは何ですか？
もっと慣習的なスタイルを好む場合は、混合句読点の使用を検討してください。この文字は、オープン句読点とクローズド句読点の間の橋渡しをします。あいさつ文の後にコロンを、最後の行の後にコンマを追加します。
例：
フレイザー氏各位：
手紙の本文
敬具 （あなたの名前）
住所行の句読点
伝統的に、各住所行の後に、コンマが使われます。過去数年間で、オープン句読点はフルブロックのビジネスレターでますます一般的になっています。このスタイルでは、通常、住所行の末尾に句読点はありません。これは、アドレスの各行を句読点なしで残すことができることを意味します。
ABC株式会社
ABCストリート
タウンビルケンタッキー40403
ただし、伝統的なスタイルが好きな場合は、最後の行を除き、各行のアドレスにコンマを使用できます。これは、よりモダンな形式のアドレスを正式な文字で書く方法です。
アメリカ対ヨーロッパのビジネスレターにおける句読点
米国の伝統的なビジネスレターの規則では、ビジネスレターの挨拶文の後にコロンを使用する必要があると規定されています。コンマは、コンプリメンタリクローズの後に使用されるべきです。このスタイルは混在句読点として知られています。ヨーロッパでは、対照的に、コンマは伝統的に最初の挨拶挨拶の後と同様にすべてのビジネスレターの補完的な終わりの後に使われます。米国と同様に、ここでもオープン句読法が受け入れられ始めています。
体の句読点
ブロック形式、または各行が左マージンから始まる形式の場合、レイアウトはわずかに変更されています。手紙の本文は正当化され、各段落の間には空白行が残ります。文法と構文が指示するとおり、文字本文の句読点に従う必要があります。本文の文脈はほとんど変わりませんが、目的の序文とそれに続くパラグラフは背景と裏付けとなる情報を述べています。ここでは、句読点は使用されていません。
ビジネスEメール
新しいバージョンのMicrosoft Officeには、ビジネススタイルのテンプレートがあり、表記スタイルでは主にオープン句読点が使用されています。たとえば、Microsoft Office 2000には、選択した文字を書くために使用できる3種類のビジネスレターウィザードがあります。これらはすべて、異なるスタイルと句読法の規則に従います。
