世界中の企業は、通信、データ転送、およびコラボレーションに電子メールを利用しています。電子メールは、ビジネスの生産性を高め、データの信頼性を高めるための効果的なツールです。ただし、電子メールの使いやすさと形式性の低下により、専門外のコミュニケーションやデータの過負荷が発生する可能性があります。ビジネス用に電子メールを使用すると、電子メールの添付ファイルを介して送信される潜在的なウイルスやマルウェアにコンピュータネットワークを開放するという欠点もあります。
管理レベルの低下
ビジネスのあらゆるレベルの従業員は、ビジネスの誰にでもEメールを送信できます。このメッセージ送信のしやすさは、確立された一連の指揮命令を迂回し、人事関連の問題に対する標準のレビュープロセスを中断します。この非公式性は、日々の人事問題ではなく高レベルの機会に集中する必要がある経営幹部にも混乱を引き起こす可能性があります。
正確さ
電子メールの送信が容易であると、情報の正確性が低下する可能性があります。より非公式の媒体として、送信者は通常、メッセージにすばやく応答し、情報を確認しません。従業員はまた、正確さに関係なく要求に迅速に対応することにプレッシャーを感じます。メッセージが不正確な情報で送信された場合、他の関係者への電子メールの急速な普及により、エラーを修正するのが困難になる可能性があります。
コンペ
電子メールはビジネス競争を激化させる可能性があります。顧客は、低価格を求める競合他社に販売見積を転送することができます。彼らがより低い価格を受け取るならば、彼らは競争相手と行くか、さらにもっと低い価格を要求して戻ってくるかもしれません。電子メールはまた、低賃金と発展途上国での生活費の低さにより、顧客がより低価格でサービスを提供する海外企業と協力することを容易にします。
プロ意識
電子メールは、より低いレベルのプロ意識につながる可能性があります。従業員は、電子メールを使用するときにはあまり正式ではないコミュニケーション方法を使用する傾向があります。テキストと色の変更によるクリエイティブな書式設定は、若くて会社のプロファイルと矛盾しているように見えます。
増加した雇用
電子メールは従業員の必要性を高めることがあります。消費者の電子メールに答えるには追加のカスタマーサービス担当者が必要になることがあり、忙しいエグゼクティブのために電子メール通信を分類して答えるのを助けるためにさらに多くのエグゼクティブアシスタントが必要になることがあります。
情報過多
電子メールは、受信者に情報過多を容易に引き起こす可能性があります。組織全体にメッセージをコピーするのが簡単なため、不要な情報や不要な情報で社員が過負荷になる可能性があります。情報過多は生産性を低下させる。
セキュリティ
機密情報は電子メールで簡単に送信される可能性があるため、データのセキュリティを維持するのは困難です。電子メールの添付ファイルを介して送信されたウイルスは、コンピュータシステムの損傷やデータの損失を引き起こし、コンピュータネットワークを危険にさらす可能性があります。
