ビジネスリクエストレターは、支払いを依頼したり、見積もりや見積もりを求めたり、情報を求めたりするのに効果的な方法です。専門的に書かれた手紙は、具体的で詳細かつ正確なものです。また、受信者が要求に応じるために必要なすべての情報をタイムリーかつ正確に提供します。
プロのフォーマットと言語を使用する
ビジネス要求レターは会社のレターヘッドに書かれていて、要求を出している個人または部署から来ているべきです。例えば、追加情報を要求する潜在的な求職者への手紙は、人事部または雇用マネージャからのものであるべきですが、製品サンプルを求める要求手紙は、購買部門のスーパーバイザーからのものであるべきです。全体を通して伝統的なビジネスレターのフォーマットに従い、プロのイメージを伝えるために正式な言語を使います。たとえば、「スミスさん」です。
ポイントになる
あなたがすぐに必要なものを読者に伝える開口部を書きなさい。たとえば、「あなたのアカウントは期限が90日過ぎているため、早急な対応が必要です」、または「あなたの履歴書は印象的です。推薦状とあなたの大学の成績証明書を見たいのです。」あなたのポイントに到達するために余分な情報。
具体的に
注文書の参照番号、口座番号、契約書のコピー、契約書など、受取人があなたの要求を満たすために必要なすべての情報を提供します。あなたの手紙の本文にある参照用のエンクロージャーまたは添付ファイル。たとえば、次のようになります。「元の契約書の添付コピーにあるように、商品の配達は毎月最初の月曜日に予定されています。これは、その日を毎月第3月曜日に変更する要求です。
あなたの要求をする
受信者から誤解される余地がないように、あなたが次に何をしたいのかを正確に詳述してください。たとえば、「あなたの請求書は2015年6月15日までに全額支払わなければなりません。そうしないとサービスの中止を余儀なくされます。」自分の会社のWebサイトの支払いオプションページへのリンクである自己宛名付きの封筒に入れることで簡単に対応できます。メーリングラベルまたはあなたの完全なメーリングアドレス。
メールリクエストレター
同じ基本的なアプローチが通常のメールレターと同様にEメールにも当てはまりますが、注意すべき違いがいくつかあります。会社のロゴと電子署名を使用し、その他すべての正式なビジネスレターの書き方手続きを維持します。また、受取人があなたの連絡文書を受け取ったことを確認するために返品確認を要求します。
記録を残します
あなた自身の参照のためにあなたの要求レターのコピーを印刷してください。督促状を書いている場合、これは特に重要です。借金を回収機関または弁護士に引き渡す必要がある場合は、現在までに借金を回収するために行ったことを示す紙の証跡があります。
