事務所の労働者はしばしば両者を混同しますが、会計方針と手続きは全く同じものではありません。会計方針は、特定の状況で会計部門が期待することを定義するガイドラインまたは規則を表します。ポリシーを作成することによって、経理部門は、影響を受けるすべての人々によって、一貫した方法で会社の規則と基準が維持され、遵守されるようにします。この手順は、会社の会計方針が維持され、内部統制が整備されていることを確認するための個々のステップを定義することによって、方程式の側面を表します。
ポリシーを定義する
会社の会計士や他の人々によって使用される会計方針と手続きハンドブックを思いつくとき、あなたは人々に従うことを望む個々の方針として最初にそれぞれの規則またはガイドラインを定義しなければなりません。ポリシーを混同しないでください。混乱しすぎるためです。会計部門は、ほんの数例を挙げると、キャッシュフローポリシー、旅費精算ポリシー、小額現金ポリシー、買掛金ポリシー、または請求ポリシーを作成します。ポリシーはルールを定義する必要があります - 何として知られている - そして誰がそれを遵守しなければならないのか、そしてなぜそれを遵守しなければならないのかを含む。方針と手順は別々の文書として維持されます。
概要を書く
各方針には、ガイドラインまたは規則の概要または要約を含める必要があります。概要が最初になり、詳細を含む詳細情報が表示されます。たとえば、経理部門では、小額の現金に使用できる金額、その金額、購入を保証する責任を負う人物の役職などを詳細に記載した小口現金基金のポリシーを使用しているとします。このポリシーには、人々の名前は含まれていませんが、責任を負う会社の役職や役職が記載されています。
手順の概要
手順は、個人が会社の方針を順守するための段階的なプロセスです。たとえば、経理部門は、どのくらいの営業現金を常に利用可能にする必要があるか、および利用できない場合に何が発生する必要があるかを指定するキャッシュフローポリシーを設定できます。しかし、ポリシーを確実に維持するために、経理部門の誰かが銀行口座の調整を完了しなければなりません。銀行の調整プロセスでは、キャッシュフロー方針を確実に遵守するための銀行の調整方法について詳細な手順が説明されています。手順を書くために、各ステップを完了した人々のタイトルとその後のステップで何が起こるかを含めて、行わなければならない各ステップを概説してください。
ステップ番号
手順が発生しなければならない順序で手順を記述します。たとえば、銀行の調整プロセスを使用して、最初に発生する必要があることから始めます。銀行報告書は、会計管理者に未開封で渡されます。実際の調整作業を他の誰かに経理部門に渡す前に経理管理者が実行しなければならないステップを含めます。これには、小切手の不一致、受取人の氏名などのクイックレビューなどが含まれます。
方針および手順書
方針および手順書の先頭に、会社の各役職によって遂行される職務の簡単な説明とともに経理部門の役職のリストを含めてください。これにより、職務の分離を確保しながら、内部統制を構築することができます。個々のページにポリシーを作成し、各ポリシーに新しいページまたは一連のページを作成します。各ポリシーは、それを調べやすくするために、目次に独自の見出しとタイトルを付けます。ポリシーの後、すべての手順を自分のページにバックアップとして含めます。目次には、小見出しのメインタイトルとしての「キャッシュフローポリシー」、および「銀行の調整」、「総勘定元帳銀行口座の調整」、またはその特定のポリシーに適用されるその他の手順が含まれます。
