仕入先から商品またはサービスを購入した場合、それらの事業との毎月の取引に既得権がある可能性があります。事業主としてあなたから商品やサービスを購入する顧客にも同じことが言えます。顧客または顧客の毎月の活動の詳細な説明を提供するために、多くの企業は決算報告書を提供しています。一部の企業ではまだメールを送信していますが、メールまたはWebポータルで提供することもできます。この文書は礼儀の役割を果たし、顧客が自分の本のバランスをとるのに役立ちます。
ヒント
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勘定報告書は、特定の請求サイクル内のすべての取引の会計を顧客に示す文書です。
計算書とは何ですか？
勘定報告書は、指定された期間内の顧客の取引のリストを提供します。あなたがあなた自身の金融取引のために受け取る銀行取引明細書と同様に、会計報告書は開始日と終了日、開始残高、終了残高、そしてこれら2つの日付の間に起こったすべての借方と貸方を詳述します。
一般に、企業は、口座を持っていて適切な契約に署名している顧客にのみ明細書を送ります。あなたの個人的な好みに応じて、あなたは決まった月に活動をした人たちにのみ決算書を送ることに決めるかもしれません。毎月あなたから購入しない顧客がいる場合、これは特に有益です。残高がゼロの明細書を送信するための余分な費用を節約できます。
勘定報告書のフォーマット
あなたが決算書を作成したことがない場合、あなたはそれをフォーマットする方法を知らないかもしれません。幸いなことに、Microsoft Wordのテンプレートも含めて、役立つテンプレートがたくさんあります。それは単に「取引明細書」という言葉を一番上にし、「to」の下に顧客の名前と住所、「from」の下にあなたの名前と住所を含めるだけです。すべての購入とクレジットを含み、あなたが行くように一番右の列にランニングバランスを保つ。一番下に、支払われるべき方法と同様に記載されている合計金額があるべきです。
あなたの顧客が自動的に請求されるならば、声明の上でこれを明確にするようにしてください。これは情報のみの記述です。あなたの顧客は請求書や明細書のスタックを扱っているかもしれず、彼らがまだ支払ったかどうかを決定するために彼ら自身の記録を整理する時間がないかもしれません。自動支払いをする人に別の明細書を印刷しないようにするために請求書を一番下に添付しなければならない場合は、重複した支払いを避けるために支払いが借方に記入されることに注意してください。
銀行取引明細書とは何ですか？
企業が決算書を発行するとき、特にあなたが郵便でそれを送るならば、彼らはそれがたとえそれが追加費用がかかるとしても顧客への便利さとしてしばしばそうする。この種の礼儀の費用対効果はあなたがそれを時間通りに彼らの手形を払っているあなたの顧客の増加に直接結び付けることができない限り疑問であるかもしれません。支払いを容易にする請求書とともに取引の通知を継続的に受け取る場合は、前月に購入したものを確認できるようになるまで支払いを保留にするのではなく、実際に支払いを送金することがあります。
顧客側では、明細書の目的は簿記を簡単にすることです。あなたの顧客はおそらく毎月来る請求書の流れを持っています、それはあなたのものがたくさんあることを意味します。あなたが提供する情報は彼ら自身の本と簡単に比較することができます。年が進むにつれて、彼らは彼らがあなたと行っているビジネスに関連する過去のデータを見て、将来の予算予測を設定するためにその情報を使うことができます。
計算書の例
決算書の最も良い例は、毎月受け取る銀行取引明細書です。あなたはあなたの個人的な銀行口座、あなたが所有するすべての投資口座、あなたのクレジットカードそしてあなた自身のビジネス金融口座を含むあなたの口座の全てに対してこれを得るでしょう。通常、開始日から終了日、開始残高、終了残高、およびその期間内に発生したすべてのトランザクションのログがあります。
銀行の明細書は、あなたの会社の決算書と同様に、紙ベースの郵便で送付することも、オンラインで閲覧することもできます。それがあなたのクレジットカードに関連しているなら、あなたはあなたが支払うべき金額と支払期日を含む請求書を口座明細書の一番下に見るでしょう。決算書とは異なり、その月の取引がなくても銀行の明細書が表示されることがあります。
銀行取引明細書の目標
銀行取引明細書の目的は透明性です。顧客は、年間を通じてすべての取引が自分のアカウントに記録されているのを確認したいと考えています。オンラインバンキングの前は、顧客は自分の取引を小切手記録簿で追跡し、その月ごとの明細書が郵送されたときの金額を調整しました。トランザクションをログに記録するのを忘れた場合は、ステートメントでそれを確認し、エラーをすばやく修正することができます。同様に、企業はまた、紙ベースの元帳で金融取引を追跡し、月次計算書で金額を再確認しました。
技術はそのすべてを変えました。これで、企業や個人は24時間体制でログインして、取引に関する最新の情報を見ることができます。継続的な集計は必要ありませんが、本当に最新の状態に保ちたい場合は、新しいトランザクションが発生するたびにアカウントに警告を送信するように設定できます。企業にとって、会計および簿記ソフトウェアは、すべての事業経費の一定の概観を維持することを容易にします。
請求と請求の違いは何ですか？
勘定報告書の一番下に請求書を含めることができるので、請求書または請求書と混同しやすいです。たとえば、あなたが毎月のケーブル請求書にさまざまな料金についての情報がある一方で、あなたが電子的に支払いをしていない場合、支払いを送金するための一番下の引き落とし票も含まれていることに気付くでしょう。明細書期間中にアカウントで発生したすべての取引について詳述していないため、これは明細書ではなく請求書です。
ただし、請求書と請求書の違いはさらに微妙です。これらの用語はしばしば同じ意味で使用されますが、違いは受信者がそれらを参照する方法にあります。ビジネスでは請求書を要求することがよくあります。これは、ある人の他人への債務を証明する文書です。ケーブル請求書を請求書と呼ぶ人がいることはめったにありませんが、メールで届くと通常請求書と表示されますが、通常、請求書には「請求書」というヘッダーが表示されます。
両者のもう1つの違いは、請求書はクレジットの一種と見なすことができるということです。顧客は、製品またはサービスの要求が満たされた後に支払うべき一定期間を持っています。法案は、その一方で、非常に厳格な期限によるものです。レストランでの夕食後に請求書を受け取った場合、その期限はすぐにかかります。しかし、支払いには最長2週間かかることがあるため、技術的には請求書と呼ばれることがあります。これは、公益事業会社が定期的な顧客としての信用を拡大していることを意味します。これは、両者の違いが曖昧になる可能性がある場所です。
月ごとのステートメントサイクルはどのくらいですか？
勘定報告書は、それを発行している事業の好みに応じて、請求サイクルに従います。請求サイクルは、明細書の日付から次の明細書までの期間として定義されます。各請求サイクルには明確な始まりと終わりがあり、前のサイクルが完了するとすぐに新しいサイクルが開始されます。明細書が顧客に送信された場合、顧客は通常、サイクルが終了する日には手元にはありませんが、通常はサイクルの開始日と終了日が印刷されます。
会計サイクルは業界標準に従う傾向があるので、それは周りを探すのを助けるかもしれません。請求期間は20〜45日の範囲で指定できますが、明細書期間を30日の範囲に設定する方が簡単な場合があります。また、毎月の請求サイクルに従って、明細書を送信することもできます。つまり、明細書は、月の最初の日か月の最後の日のどちらかに開始されます。
後払いの処理
残念なことに、時々支払いを遅らせる少なくとも一人の顧客がいるでしょう。遅れた通知を送ったり、電話に出て電話をかけたりすることもできますが、その場合はしばしば、明細書が使用されることがあります。あなたの顧客は、請求額を正確に見たいと思うかもしれません。また、自分が別の部門に転送されている可能性があります。そこでは、これらの専門家はまだ支払いが済んでいないアイテムの概要を求めています。
それでもアカウントへの支払いが長期間行われない場合は、請求書を回収に引き渡す必要があります。勘定報告書を使用して、収集しようとしているサードパーティのサービスに引き渡されたときに支払われるべき内容を正確に詳細に記述できます。請求書または顧客との最初の契約書に記載されているように、期限切れの支払いにも関心を示す必要があります。誰かを法廷に連れて行かなければならないならば、すべての取引の詳細な声明は不可欠です。
電子明細書
顧客は、請求書や銀行取引明細書など、あらゆるものを電子通信に依存することが増えています。指定された日にあなたの口座明細書をすべての顧客に電子メールで送ることができます、そして、彼らはそれに満足している可能性があります。ただし、一部の企業では、オンラインポータルを設定することがより効果的であることがわかりました。すべての一般顧客には、ユーザー名とパスワードを設定する機会が与えられます。彼らは、更新されたアカウント情報へのアクセス、製品またはサービスの要求、問題の解決などのために必要なだけログインできます。
ポータルアプローチの最大のマイナス面は、プロファイルを設定してログインすることを忘れないようにするために、顧客側で余分な労力を必要とすることです。この方法で整理すると、新しいアイテムが表示されるたびに顧客に通知されるようになります。が投稿されています。これが不可能な場合は、電子メールを使用した決算書への電子的アプローチが効果的です。
アカウントセキュリティの声明
銀行は、個人情報の盗難がメンバーにとっての真の関心事であることを認識しており、情報をできるだけ安全に保つための措置を講じています。企業にとっては、これと同じ礼儀が、あなたがあなた自身の顧客に送るどんな明細書にも当てはまるはずです。犯罪者の心を考慮し、請求書が間違った手に渡った場合、含まれている情報が個人情報の盗難を行うのに十分ではないことを確認してください。
これは、あなたが発行した電子明細書にも適用されます。声明が利用可能になったことを顧客に知らせるために顧客に電子メールを送る場合、第三者がその電子メールにアクセスすることを想像してください。 ID詐欺の事例について十分な情報はありますか？顧客のパスワードを再送信する必要がある場合は、パスワードを電子メール形式で送信しないでください。代わりに、新しいパスワードを設定するために使用できるリンクを送信し、リセットが必要な人には識別情報を要求することを検討してください。口座名義人の名前、住所、母親の旧姓、またはその他の種類の確認者を知っているように依頼することができます。
