事業主やサービスプロバイダーが顧客を過小評価することは珍しいことではありません。例えば、あなたがWebデザイナーであり、あなたが取り組んでいるプロジェクトがあなたが思っていたよりも多くの時間と努力を要する場合、あなたはもっと多くを請求したいと思うかもしれません。この場合、デビットメモまたはデビットノートをクライアントに発行するのが合理的です。この文書は、増分請求、銀行取引など、あらゆる業界で広く使用されています。
ヒント
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デビットメモ、またはデビットメモは、十分に請求または請求されていないことを顧客に通知するために販売者が発行するフォームです。特定の請求書に対する未払い金額を管理し、請求の誤りを修正する役割を果たします。
デビットメモとは
あなたがデジタルマーケティング代理店を持っていて、あなたのクライアントの1人が注文した後に追加のサービスを要求したとしましょう。これらのサービスをカバーするデビットメモまたは新しい請求書を発行できます。最初のオプションを選択した場合は、毎月の売掛金計算書にデビットメモを記録する必要があります。
銀行はデビットメモを発行して、ローンの支払い、利子、小切手小切手手数料、DDAのデビットカード、およびクレジット料などについて顧客に通知します。この文書は、手数料を請求したり、顧客アカウントに残っているクレジット残高を相殺するためにも使用できます。非公式の請求書と考えてください。
デビットメモとクレジットメモ
事業主として、デビットメモとクレジットメモの違いを理解することが重要です。後者は、買い手が売り手に負う金額を減らすために使用されます。買い手はこの減少を買掛金残高に記録し、仕入先はそれを売掛金残高に記録します。
一般に、企業は、顧客に請求される料金が高すぎる場合にクレジットメモを発行します。たとえば、工場は200単位の商品に対して2,000ドルの請求書を発行し、各単位の費用は10ドルです。買い手は、5台が不良品であることを工場に通知します。この場合、工場は50ドルのクレジットメモを発行し、その取引を売掛金に記録することができます。
クレジットメモで指定された金額は、購入者に返金することも、購入に適用することもできます。借方メモと同様に、この文書は通常前の請求書用です。どちらの文書にも、請求の誤りや請求書の誤りを修正する役割があります。
デビットメモの作成
デビットメモは比較的簡単に作成できます。まず、あなたの顧客がどれだけのお金を負っているかを決めます。次に、支払い伝票や書面などの書式を選択します。借方票に次の情報を含めます。
- 顧客の名前と事業情報
- あなたの会社名と連絡先の詳細
- あなたの会社の納税登録番号
- 顧客番号（オプション）
- 請求書番号と日付
- 購入した商品またはサービスの簡単な説明
- 購入者が支払うべき金額
- 適用される可能性がある延滞金を含む支払条件
デビットメモを発行した理由を説明してください。未払いのものとその理由を説明してください。プロのトーンを使いましょう。デビットノートが前の請求書に関連している場合は、その番号をメモに含めます。好みに応じて、スプレッドシートプログラム、ワードプロセッサ、請求書作成ソフトウェア、またはデビットノートテンプレートを使用できます。 Smartsheet、Template.net、Biztreeなどの多くのWebサイトでは、必要に応じてカスタマイズできる無料のテンプレートを提供しています。あなたがする必要があるのはフォームに記入し、ダウンロードし、そして印刷することだけです。
完了したら、デビットメモをクライアントに送信します。支払いが間に合わない場合は、別のデビットノートを作成して送付してください。 QuickBooksのようなソフトウェアプログラムを使用して、デビットメモ、クレジットメモ、請求書、その他の財務書類を正確に記録することを検討してください。
