４つの通信要素は符号化、復号化、伝送媒体およびフィードバックである。個人用またはビジネス用の通信メッセージの送信者はそれをエンコードして1つ以上のメディアを介して受信者に送信し、受信者はそれをデコードしてフィードバックを提供することによって応答します。ビジネスでは、効果的なコミュニケーションによって取引が行われ、管理者は従業員のやる気を引き出すことができ、企業が利害関係者と対話するのに役立ちます。コミュニケーションが不十分だと、士気が低下し、生産性が失われ、信頼が失われる可能性があります。
エンコーディング
最初のコミュニケーションコンポーネントはエンコーディングです。これは、アイデアや概念をシンボルやジェスチャーに変換することです。送信者は、送信するメッセージを決めることから始めます。エンコーディングプロセスが失敗すると、良いアイデアが失われることがよくあります。たとえば、ハーバード大学ビジネススクールのJohn P. Kotter教授とブリティッシュコロンビア大学のLorne A. Whitehead教授によると、会話は無関係な事実と複雑な論理で混乱しているため、事実について明確で生産的な対話を行うことは不可能かもしれません。恐怖怒りのような欺瞞的なコミュニケーション戦略は架空のリスクに対する不安を生み出し、それはまた人々を良い考えに反対させるかもしれません。ビジネスの著者であるTheodore Kinniは、ハーバードビジネススクールワーキングナレッジで、単に暗唱するのではなく、事実を解釈し、感情とシンボルを使ってメッセージを増幅し、従業員と即座につながることによってコミュニケーションの力を最大化できると述べました。
中
符号化メッセージは媒体またはチャネルを介して送信される。 2つの基本的なビジネスチャネルのカテゴリは、口頭と書面です。口頭通信は、電話を介して、または仮想遠隔会議およびウェブキャストなどのインターネットベースの技術を使用して実行することができる。文書によるコミュニケーションには、伝統的な紙ベースのメディアまたは電子メディアに関するレポートやメモが含まれます。送信者と受信者が言語的および非言語的手がかりを使用してメッセージを送信し、ほぼ瞬時に応答を提供できるため、口頭チャネルが高速です。個人的な接触と信頼を確立することは、電子メールや仮想会議を使用して困難になることがあるため、エグゼクティブが世界中を行き来して商談を成立させるのはこのためです。
デコード
復号化はメッセージの受信者の仕事です。それは送信者によって送信された口頭および非言語的メッセージを解釈することを含む。ビジネスコミュニケーションを成功させるためには、エンコードとデコードのプロセスが同期している必要があります。これには受信者と送信者の間の信頼が必要です。特に非言語コミュニケーションの解釈において、文化的な違いがこの信頼を築く上で重要な役割を果たします。たとえば、指で指すことは北米では許容されますが、アジアの多くの地域では失礼と見なされます。
フィードバック
フィードバックは、受信者が送信者のメッセージに応答する通信プロセスの最後のステップです。この信号は口頭で - たとえば、「はい、それは素晴らしいアイディアだと思います」 - または口論や不一致を示すための長い休止のような非言語的な場合があります。フィードバックにより、送信者は誤解されたメッセージを再送信または言い換えることによって是正措置を講じることができます。ただし、遅れるとビジネスのアイディアが失われ、ビジネスチャンスが失われる可能性があるため、フィードバックを迅速に提供する必要があります。
