作業計画を作成する方法

作業計画を作成することは重要です。従業員は、自分に求められていることを達成するための計画を上司に示す機会が従業員に与えられるからです。作業計画は従業員が自分の価値を示すのを助けることができます。一般的な作業計画は、人が行う全体的な作業に関連して作成されることがあります。ただし、作業計画は、小規模なプロジェクトに関連する作業を具体的に説明するために細分化されている場合に最も効果的です。作業計画がより具体的であるほど、それはより効果的になるでしょう。作業計画を作成するときには、ほとんど常に含めるべきことがいくつかあります。

Microsoft Wordなどのワープロソフトで新しい文書を開きます。文書に複数のヘッダーを作成します。ヘッダーは、「問題」、「目標」、「戦略」、「リソース」、「タイムライン」、および「測定」としてリストされます。

「問題」の下に、最も重要な問題を説明します。ニーズアセスメント会議は、重要な問題を書き留める前に行わなければなりません。この会議中に、チームメンバーはプロジェクトの重要な問題をすべて明らかにすることができます。重要な問題は、関係する全ての当事者のニーズを議論することによってバランスをとるべきです。

「目標」の下で、達成可能な目標を作成して記録します。作業計画に記載されている目標はあなたがそれらを達成するためにストレッチを作るべきですまだそれは到達できないべきではありません。目標を設定するときは、頭字語「スマート」を覚えておいてください。目標は具体的で、測定可能で、受け入れ可能で、現実的でタイムリーなものであるべきです。

「戦略」の下に、重要な戦略に関する情報を含めます。これはおそらく作業計画の最長で最も包括的なセクションになるでしょう。満たす必要がある主なステップまたはマイルストーンのそれぞれをここに含める必要があります。戦略の実行に対する潜在的な障害もまた議論されるべきである。これらの障害がどのように管理されるのかを説明する。

「リソース」の下で、戦略を実行に移すために必要なリソースについて話し合ってください。プロジェクト全体でチーム全体が作業している場合は、作業計画の中でチームメンバーが関与していることと、彼らの責任は何かを述べてください。関係する機器や消耗品に多大な投資がある場合は、それについても述べてください。

「タイムライン」の下にタイムラインを作成します。タイムラインを作成するための計画のハイライトを含めます。開始日、終了日、特定のイベントや目標が行われる日を必ず含めてください。これにより、自分自身、他のチームメンバー、および管理者は、プロジェクトがスケジュールどおりに行われているかどうかを簡単に確認できます。

「測定」の下に、測定方法を含めます。プロジェクトの成功をどのように決定するかについて話し合ってください。これには事例証拠が含まれる可能性があります。ただし、成功を判断するための定量化可能な方法を含めることが最善です。プロジェクトによっては、これには売上高、電話の着信回数、Webページへのアクセス数の増加、および同様の測定基準が含まれる場合があります。