ビジネスの世界では、現金は単なる硬貨や通貨以上のものです。小切手、クレジットカード取引、為替なども含まれます。現金の取り扱いにベストプラクティスの手法を使用することで、たとえ取り扱う現金の金額が少なくても、間違いを減らし説明責任を確実にするのに役立ちます。現金処理コントロールを作成して実装することによって、あなたはあなたが受け取る支払いとあなたが受け取るお金を管理するための効率的なプロセスを作成することができます。
現金による説明責任
会社の現金にアクセスできる個人を追跡し、各個人の現金処理責任を書き留めます。あなたは、あなたの会社の現金が常にどこにあるのかを知っていて、不規則性を特定の個人に辿ることができるはずです。これを実現するには、各支払いに現金領収書を発行して記録し、各顧客に領収書を渡し、振替を記録します。監督者は常に無効または払い戻しの取引を承認し、現金での預金を確認する必要があります。
職務分離
1人か2人が現金を扱う責任がある場合、詐欺の危険性が高くなります。現金処理義務を複数の個人に分けることによって、1人の個人が現金処理プロセスを管理することはできません。簿記記録への現金支払いの記録、金銭の受け取り、資金の預け入れ、簿記レコードでの現金支払いの調整、請求書の支払い、および給与の配付を別の個人に指示します。あなたが現金処理義務を分けるとき、各個人は現金処理プロセスにおいて他者に責任があります。
現金の調整
現金調整の慣行が整ったら、従業員が現金取引を正しく記録し、小切手と残高のシステムがあることを確認できます。最低でも、毎月の銀行の明細書と現金の入金および入金とを照合する必要があります。現金の支払いを受け取ったらすぐに記録しておくことに加えて、毎日現金の受け取りをカウントしてバランスを取り、すべての受け取りとデポジットスリップを比較します。毎月予定されている現金の照合に加えて、毎月簿記記録のサプライズチェックを行います。
セキュリティ
企業が現金を取り扱うときはいつでも、お金と従業員を安全に保つことが重要です。あなたの金融資産を保護するために、常に求職者を拡大する前に将来の従業員の身元調査を行います。常に現金を安全な場所に保管し、従業員ハンドブックに現金処理方針を詳述してください。現金にアクセスできる人の数をできるだけ少なくし、承認されたスタッフにパスワードと組み合わせのみを与えるようにします。毎年、または現金を扱う従業員が会社を辞めるたびに、すべての組み合わせとパスワードを変更します。従業員が現金を計算するときはいつでも、一般の人や顧客が見えない場所で計算する必要があります。ある場所から別の場所へ現金を持っていくとき、例えば入金をするときや、あなたのビジネスが大規模なキャンパスを持っているときは、バディシステムを使ってください。あなたが火災や盗難の場合にあなたが大きな損失を被らないように、常にあなたの仕事で一晩の現金の量を最小にしてください。
