文書化はあらゆるシステム実装にとって重要であり、会計システムも例外ではありません。文書化は通常、紙またはオンラインで、特定の決定が他の決定に対してなされた理由としての説明とともに行われます。ドキュメンテーションは通常、企業内で標準的であり、新しいシステムが実装されるたびに同じ方法で行われるため、問題の読み取りや調査が容易になります。
トラブルシューティング
会計システムの文書化の重要性は、何かがうまくいかず、人々がそれをどう修正するかを考え出す必要があるときにはっきりと見えます。例：買掛金システムが特定の仕入先に奇妙な税金を追加しています。この問題の原因を突き止める最も簡単な方法は、システムをどのようにセットアップしたのか、そしてその理由を調べるために文書を検討することです。システムが最初に使用され、人々が予期しない問題を見つけているとき、これは非常に重要です。レポートが存在しない情報を要求している可能性があります。ドキュメンテーションを調べることは、この情報がシステム内のどこに設定されているかを示すことによって問題を解決するのに役立ちます。
決定事項
会計システムの文書化は、システムが実施されるときに決定を提示するべきです。多くのシステムは、多くの柔軟性を考慮しており、その柔軟性とともに、決断を下します。たとえば、ドキュメントには、アカウントの桁数を決定した人、およびその決定が行われた理由が示されます。企業が大きな変化を遂げ、新しい経営陣がもはやそこにいない人々によってなされた決定を理解しようとするとき、これは非常に重要です。多分それらの決定は賢明でした。そうでないかもしれない。しかし、少なくとも会社のために下された決定のいくつかの文書があります。
変更点
システムを新しいバージョンまたは新しいモジュールで更新する必要がある場合は、適切なドキュメントを用意することで、このプロセスを迅速に進めることができます。会計プログラムが特定の会社向けに設計されている場合、これは非常に重要です。他のソフトウェアとの互換性やプログラムに必要な変更を検討する際には、技術的な詳細が非常に重要です。たとえば、固定資産モジュールが必要で、そのモジュールから総勘定元帳に情報を転送したい場合があります。ドキュメントでは、それが可能かどうか、また可能な場合は何をする必要があるのかについての手がかりが得られます。通常、情報技術（IT）担当者は技術情報について文書を使用します。
フォーマット
会計システムに関する優れた文書は通常、フローチャートとテキストの組み合わせです。多くの場合、データ図は、システムがテキストより優れて開発および実装された方法を示しています。これらは理解するのが少し複雑かもしれないので、あなたがあなたのドキュメントが概念に従うことができるように凡例があることを確認してください。
その他の文書形式は、特定の質問が行われ回答が文書化されているアンケート形式です。回答に基づいて、レポートやその他の会計システムの問題が解決されます。多くの場合、ドキュメンテーションにはフローチャートとアンケートの両方があります。
検討事項
他の会社の代わりに特定の会計システムが選択された方法とその理由を文書化している会社は数多くあります。意思決定者の誰もが質問に答えていなくても、そのときの考えが本当によくわかったことをユーザーに知らせることができます。システムの実装には費用がかかるため、通常は数分の会議で決定プロセスを文書化できます。たぶん、あるベンダから無料のトレーニングが提供され、それは他のベンダよりも魅力的でした。そのため、システムの実装が始まる前であっても、ドキュメンテーションは利用可能であるべきです。
