ロバートの秩序規則は、グループがどのように集会を行い、一緒に決定を下すべきかについて広く受け入れられているガイドラインです。各会議で何が行われているかの公式記録として、議事録はグループの意思決定プロセスにおける重要なリソースです。会議の議事録は必ずしもわくわくするものではありませんが、明確で理解しやすいものにする必要があります。 Robert's Rulesに従って正確な議事録を作成する方法があります。この公式に従うことで、将来の読者が手順とその結果を理解し、理解することが容易になります。
Robertの注文ミニッツの規則の始まり
ロバートの秩序規則によれば、すべての会議議事録に同じ詳細が含まれているはずです。これにより、読者は会議の目的を一般的に理解できます。以下を含む最初の段落から必ず始めてください。
- 定例会議、特別会議、年1回会議、定例会議またはその他の会議の種類
- 会議の日時、場所。すべての会議が同じ場所で開催される場合は、その詳細を省略してください。
- 会議を開いている組織の名前
- 組織の会長と秘書が会議に出席していることの確認。そうでない場合は、それぞれを代用する個人の名前を記入してください。
- 前回の会議の議事録が読まれ承認されたかどうかを述べる。前回の会議が定例会議ではなかった場合は、その会議の日付を追加します。
議事録の本体
残りの記録の大部分は、会議に関する詳細で埋められます。議事録を取る幹事は、会議の詳細をすべて公平かつ完全に記録するために、会議を記録し、後でその記録を作成することができます。主な方法が失敗した場合に備えて、ラップトップやノートブックなどの二次的な記録方法と、ペンと紙を常に保管してください。
会議にすべての公式ディスカッションポイントを含める。詳細なメモを取ります。
- 運動をした人の名前とともに、会議で行われた運動。
- 会議の本文の前に質問をする動き。
- すべての動作の最後の文言と性質。
- ロールコール投票、カウント投票、投票投票など、各投票に関する情報。
- 総会が準委員会か全体の委員会のどちらに参加したか、そしてこの行為の結果。
- すべての秩序および訴え、ならびにその性質、および各判決について議長から出された理由。
- 委員が無秩序であると命名した可能性がある無秩序なコメントの記録。
- 他のすべての公式ディスカッションは部屋で開催されました。
議事録の仕上げ
議事録の最後の段落には、議長による閉会の挨拶および会議が正式に延期される時間が含まれていなければなりません。会議にゲストの講演者がいた場合は、この最後の段落に名前と発表のトピックを記入してください。議事録に署名し、会長にも署名してもらいます。記録秘書の署名はこの文書の信憑性の合法的証拠であるため、それを提出するか他の人に渡す前に署名することが重要です。
