正式なビジネスレターは、レターの意図に関係なく、特定のプロトコルを必要とします。ほとんどの場合、ビジネスレターは簡潔で簡潔で、通常1ページに収まります。明確で正式な文章スタイルを使用すべきですが、スペースと時間の両方を節約するために省略形を使用するのが適切な場合がいくつかあります。
接頭辞と敬語
接頭辞と敬語の両方は、あいさつ文および手紙の他の部分では省略されると予想されます。たとえば、ビジネスレターは、「Dear Mister Johns」ではなく、「Dear Mr. Johns」で始まります。複数の男性の受信者の場合は "Messrs"、複数の女性の受信者の場合は "Mses"など、すべての接頭辞と敬語の複数形も省略されます。
会社名
レターヘッドと「内部アドレス」の両方に、会社名、つまり送信者の名前と受信者の名前が含まれます。会社名が略語で登録されていない限り、会社名の一部を省略するのは適切ではないかもしれません。たとえば、会社が "Motts、Inc."として登録されている場合は、 "Inc."を使用できます。 「Incorporated」と入力せずに、内部アドレスに入力します。同様に、会社名の一部でない限り、「and」を「and」の代わりに使用しないでください。
アドレス
封筒の前面とは異なり、州がレターヘッド、ヘッダー、または内部アドレスの一部である場合は、その州を綴る必要があります。たとえば、受信者の会社がシアトルにある場合、内部アドレスは「Seattle、Washington 98101」となります。
よく使われる略語
後書きは、文字の終わりに続く追加の文であり、常に略語「P.S」で表されます。あなたがあなたの手紙と一緒に余分な文書を含めるのであれば、 "Enclosures"を書いてその後に文書数を書くことによって、または "Enc"を省略することによってそれらを示すことは許容できる。あなたの署名の下に。あなたが受取人にあなたの手紙に返事をするように要求するとき、RSVPは許容できる省略形です。
トピックとタイピスト
ビジネスレターの件名は、日付の下に "About"を表す "Re"という略語を付けて表示し、その後にトピックの簡単な説明を続けることができます。他の誰かに代わって手紙に署名する場合は、略語「p.p」使用することができます。たとえば、秘書が雇用主の代わりに手紙を書く場合、タイピストはその手紙に署名し、その署名に「p.p」を付けることができます。そしてその下に彼女の雇用者の名前を追加してください。 "p.p." 「procurationemごと」というラテン語のフレーズを表します。略語「cc」は伝統的に「カーボンコピー」を表しますが、「礼儀コピー」を意味することもあります。どちらの場合も、手紙の複数のコピーが送付されたことを示し、それらのコピーが送付された人の名前を示します。
