唯一の根拠を説明する方法

唯一の供給源正当化（SSJ）は、特定の金額のしきい値を超えて品目（消耗品、備品、サービスなど）を購入するには、その品目が1つの供給元からしか得られない理由について多元的な説明が必要なほとんどの機関での要件です。多くの人がSSJの作成が厄介であり、これが購入したいアイテムであるという説明が十分に正当化される理由を理解していません。ただし、購買部門には、有能なベンダーが契約に入札する可能性がある完全で開かれた競争を通じてこれらの品目を調達できない理由について正当な理由がなければなりません。ほとんどの機関は適切なSSJを要求するための独自のテンプレートを持っていますが、この記事ではそのような購入要求をすべて立証するために継承する基本的なステップについて説明します。

該当する場合は、ワープロ文書に特定の購買発注番号の唯一の根拠としてのタイトルを付け、この購買依頼に唯一の情報源が必要な場合は機関ポリシー番号を記載します。

アイテムの特定の用途を説明してください。その項目が何のためにあるのか、そしてそれが何をするのかを具体的に述べなさい。問題の資料がサポートするプロジェクト番号とタイトルをここにすべて含めてください。

品目の際立った特徴と、これが要件を満たす唯一のものである理由を述べてください。これには、既存システムへのアドオンや既存システムの交換が含まれる場合があります。状況によっては、著作権および商標が適用される場合があります。

代わりに別の等しくない品目が調達された場合にどうなるかを説明します。教育機関の時間、資金、およびプロジェクトの全体的な完了にかかる、トレーニングの遅延、標準操作手順の変更などを含めます。

他のベンダーから提供されている他の類似アイテム、およびこれらのアイテムが前のステップで説明した要件を満たさない理由を判断するために実行された作業の概要を説明します。これには、会社名、連絡先情報、場合によっては有効な引用符を含めるために明示的に指定する必要があります。

SSJの主な連絡先の名前、役職、および連絡先を記入し（これを書いた人である必要はありません）、注文とともにコピーを添付してください。

ヒント

SSJが利用可能である場合は、これが最も確実に承認されるための最も確実な方法であるため、常に提案されているSSJの機関用テンプレートに従ってください。 SSJを書いた他の人と話をして、彼らの成功した提出の例を見るように依頼してください。同様に、提出が成功したら、その文書を安全な場所に保管し、それ以降のすべての文書の基礎にしてください。要求された項目に関してできるだけ多くの情報を提供することが明らかに重要です。 SSJのオリジネーターに戻ってきて質問をするために購入に費やす時間が短ければ短いほど、アイテムの入手にかかる時間は短くなります。