従業員、同僚、または他の知り合いのための推薦状を書くことは雑用のように思えるかもしれませんが、彼女はきっとあなたが彼女の賞賛を歌うことに注いだ努力に感謝するでしょう。最高の文字は溢れるもので誠実なもので、特別なタッチが必要です。
可能な限り最高の推薦状を書くために必要なすべての情報のコピーを依頼者に依頼してください。これには、依頼者の履歴書と彼女が取り組んだプロジェクトのリストまたはその他の資格だけでなく、彼女がレターで強調したい点のリストも含める必要があります。
あなたが使うべき特別なフォームやあなたが従う必要がある手順があるかどうか調べてください。多くの場合、完成した手紙は、折り返しの向こう側にあなたの署名がある封筒に封印されなければなりません。
あなたの名前と役職、依頼人の名前と役職、あなたが彼女を知っている期間、そしてどのような能力であるかの陳述で手紙を始めてください。この声明は彼女を正確に評価するあなたの能力を確立するはずです。
依頼者の最も注目すべき資質またはスキルのうちの2つまたは3つを説明し、彼が過去にそれらの資質をどのように実証したかの具体例を挙げてください。考慮すべき分野には、要求者の知能と分析能力、経験のレベル、組織のスキル、信頼性、そして他者と仕事をする能力が含まれます。
レターリクエスターを、同様の能力で知っている他の人と比較してください。可能であれば、たとえば、「私が持っていた9人のアシスタントのうち、Maryが最高です」と比較して定量化します。
手紙の依頼者についてのささやかな批判を含めることを検討してください。彼女が最近欠点を克服するためにいくらかの進歩を遂げたならば、ここでそれを述べることはあなたの信頼性を向上させることができます。
依頼者に対するあなたの総合的な評価と、求めている立場への彼または彼女の適合性とを書簡で締めくくります。言語は強くするべきですが、やりすぎや不誠実ではいけません。
あなたがそうすることを望んでいるならば、あなたの連絡先情報とフォローアップの質問に答えるための申し出を追加してください。
手紙のコピーを保存してください。彼女が将来別の手紙を必要とするなら、それはあなたに多くの時間と労力を節約するでしょう。
手紙を郵送するか、期限内に依頼者に配達します。
ヒント
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1〜2ページが一般的に推薦状の長さです。それ以下であれば、読者はあなたが申請者について言うことが多くないと疑うでしょう。それ以上、あなたはそれを読む必要がある人々を疲弊させるでしょう。あいまいな賞賛は死の接吻です。それらをバックアップする証拠を欠いている要求者についての痴呆は誠実でないか不信の兆候です。あなたが適切な勧告を書く時間がなく、あなたが良い勧告を書くよう要求者に信頼するなら、あなたはあなたにそれを書くよう依頼することができます。ただし、名前に署名する前に、必ず正確さを確認してください。最良の推奨事項は、要求者が求めている立場を考慮に入れています。たとえば、彼女が大学院への入学を希望している場合、あなたは彼女の知性や自発的な動機に集中したいと思うかもしれませんが、彼女がマネージャーとしての地位を求めているなら、あなたは彼女のリーダーシップスキルを強調したいかもしれません。
警告
従業員の推薦状を書いている場合は、会社の人事部に相談して、会社の方針に従っていることを確認してください。いくつかの会社は潜在的な法的問題を避けるために監督者が推薦状を書くことを禁じています。あなたが正直に要求者のために熱心な手紙を書くことができないならば、彼らがあなたの完全性を危うくするか、誰かをだますことはありそうもない白熱の手紙を書くよりも巧妙に他の誰かを見つけることを勧めます。
