電話やインターネットを使っていても、ビジネス目的で昔ながらの手紙を送る必要がある場合があります。ビジネスアカウントのレコードを手紙で更新すると効果的です。電話のように手紙が忘れられにくく（電子メールのように）無視される可能性が低いからです。それらはまた便利なペーパートレイルを提供します。レコードを手紙で更新する必要がある場合は、いくつかのヒントに従って、すべての拠点を確実にカバーするようにしてください。
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正しい個人があなたの更新された情報を受け取ることを確実にするために適切な部署へ手紙を送ってください。たとえば、小切手帳またはデビットカードの番号を変更する場合は、買掛金管理部門に手紙を送ってください。住所を変更する場合は、手紙を「顧客記録」に記入してください。どの部署があなたの要求を処理すべきかわからない場合は、会社に電話してあなたの手紙に答える前に尋ねるか、または会社のウェブサイトで情報を調べてください。
会社の記録とあなた自身の個人記録の両方について、手紙の一番上に日付を含めてください。たとえば、特定の日にサービスをキャンセルまたは縮小することを要求していて、会社がその要求をタイムリーに処理しない場合、日付付き要求のコピーがあるため、未払いの理由があります。
あなたの口座番号を含めてください。これはあなたのリクエストを処理している人があなたのアカウントを見つけてあなたのリクエストをより早く満たすのに役立ちます。
あなたの古い情報を含めてください。たとえば、電話番号を移動または変更する場合は、「これは私の古い住所でした」または「これは私の古い電話番号です」と書いてください。会社はあなたの記録を更新するためにあなたのアカウントを引き出すためにこの情報を必要とするかもしれません。
新しい情報を含めてください。 「これは私の新しい住所です」または「これは私の新しい電話番号です」と書いてください。あなたの要求を処理している人が情報を見つけるのが簡単な時間になるように、あなたはあなたの更新された情報を太字または大きなフォントで入れたいと思うかもしれません。
返品対応を依頼してください。あなたの情報が更新されたことをあなたに通知する見返りとしてあなたに手紙を送られるよう依頼しなさい。確認書を受け取ったら、記録用に安全な場所に保管してください。
念のため、送付する前にその写しをコピーしておいてください。後で送付するか、後で参照する必要がある場合に備えてください。
