効果的なビジネスレターは、すべてのビジネスマンにとって重要なツールです。製品やサービスを販売することを意図しているか、あるいは単に作家自身を紹介することを意図しているかにかかわらず、効果的なビジネスレターは、読者に好意的に反応させるためのいくつかの基本特性を持たなければなりません。手紙は受取人に行動を促し、作家が望むことをするように彼に説得しなければなりません。すべての有効なビジネスレターには、共通の特定の性質があります。
完全な情報
効果的なビジネスレターには、読者が適切に行動するために必要なすべての情報が含まれています。手紙は誰からの手紙で、どこへそしてどのように対応するべきかを明確に述べています。それは、その手紙が何についてであるか、行動がとられる必要がある時、その行動がとられるべきであるところ、そしてなぜ行動が今とられるべきであるかを述べています。ビジネスレターには情報がいっぱいで、何も書かれていません。それは行動を明確に呼びかけ、その行動をどのように実行するかを受信者に伝えます。
簡潔
効果的なビジネスレターは華やかでも華やかでもありません。スペアで要点です。無駄な言葉はありません。読者に必要な情報だけが残されるように、言語はその配信において簡潔です。ビジネスレターは大きな言葉や詩を誇示するための場所ではありません。効果的なビジネスレターは短く、要注意です。
機能ではなく利点
効果的なビジネスレターは、製品の機能や情報ではなく、受信者への利益に焦点を当てています。それは読者のための質問に答えます：「私にとってそれの中身は？」ビジネスレターでは、読者に課される時間的制約と、読者がテーブルにもたらすニーズを考慮に入れます。それは彼らに食料調達する、それは読者が望ましい行動をとるのを簡単にする。ビジネスレターは、どうして読者が作家を助けるべきかではなく、文章作家がどのように読者を助けることができるかに焦点を当てています。
特異度
ビジネスレターを書くときは特定の言語を使う。読者に製品、サービス、またはビジネスから期待できることを正確に伝えます。彼らが推測したままにするかもしれない曖昧な言葉を使わないでください。必要に応じて例を使用して、ビジネスレターを読者に明確にするために言語をさらに明確にします。約束が書簡で行われた場合は、事業がそれをバックアップできることを確認してください。また、受身動詞ではなく行動動詞を使用して、文章の強度を高めます。
明快さ
明確にコミュニケーションをとるために絶対に必要な場合を除き、専門用語の使用は避けてください。その手紙が何を提供しているのか、そしてその手紙が読者に何を求めているのかを正確に明確にすることが重要です。そうでなければ、読者は要求された行動をとらないかもしれず、そしてその手紙は有効ではないでしょう。ビジネスレターを読んだ後に読者がすべきことを強調するために、明確で強力な言葉を使います。読者に行動を促すために、強力で実用的な動詞を含む短い文をお勧めします。
エチケット
必ずビジネスレターの適切なエチケットに従ってください。手紙を受け取る人の名前とつづりが正しいことを確認してください。適切に対処してください。返信が必要なすべての手紙に返信してください。適切なエチケットに従うことによって、実業家は彼が彼が書いている人に適切な敬意を持っていることを示します。その点を尊重することは、手紙の読者に行動の呼びかけを引き受けることへの大きな道を開くことができます。
正しさ
レターの書式設定から受信者の適切さまで、ビジネスレターは有効であるために多くの正しいメモを打つ必要があります。それが正しい部署、正しい会社の正しい人に送信されていることを確認してください。手紙が正しい人に行って、その手紙が彼に要求する行動をとるようにしてください。手紙を読み、あなたがそれを送っている人にとって言語が正しいかどうかを判断しなさい - あまりにも正式でも非公式でもない。送信する準備が整ったら、最後にもう一度フォーマットのフォーマットを確認してください。
