あなたの請求システムは、ペンと台帳のような初歩的なものでも、請求書の計算から明細書の送付までのすべてを管理するように設計されたコンピュータおよびソフトウェアプログラムのような洗練されたものでもよい。洗練はさておき、基本的な請求の概念は聖書の時代から変わっていません。サービスプロバイダー、サービスユーザー、そして関係を結び付ける料金がまだあります。
人々からの請求開始
あなたのスタッフはあなたの企業に個人的な請求システムを設計する最初のステップとしてすべての顧客のプロフィールを構築します。データスタッフは、名前、請求先住所、および料金が徴収される条件を収集します。保険会社などの第三者が関与している場合、その情報も保護されています。顧客から直接請求するか、クレジットカードに請求することができます。
データ入力と検証
顧客から提供された情報は、ソフトウェアプログラムに入力されるか、または元帳に手動で記録されます。クレジットスコアおよび保険会社の補償範囲の確認は、電話またはWebサイトのアクセスによって実現できます。一部の顧客は分割払いで彼らの借金を返済することを望むかもしれないのであなたのスタッフはあなたの請求システムのための完全なプロフィールを構築するためにクレジットスコアのような機密情報にアクセスしなければならないかもしれません。
コーディングアカウント
あなたのビジネスが1つのサービス（コンサルテーション）または無数のサービス（コンサルテーション、ラボ費用、材料など）を請求するかどうか、すべてのサービスと製品を分類するためにコーディングシステムをセットアップすることはお金を追跡するために不可欠です。例えば、歯科患者は清掃のために請求されるかもしれません、しかし、歯科医が衛生士の代わりに手順をするならば、請求される料金は同じではないので、請求目的のために2つのコードが使われます。 1つのコードは金冠を意味するかもしれませんがもう1つはより安価な磁器の帽子を表します。コードは2つの役割を果たし、コストとカテゴリを追跡できるため、時間とリソースの消費量を常に把握できます。
請求書が発行されます
あなたはあなたの請求システムに日付を記入することを設定するいくつかの方法があります。一部の事業主は毎月同じ日にすべての顧客に請求します。この仕事を処理するためにコンピューターを使用しない場合は、以下のような方法が適しています。たとえば、7月10日のサービスでは、標準の30日の請求サイクルを使用して8月10日に明細書が自動的に生成されます。あなたのキャッシュフローは、実行されたサービスから数日以内に明細書を送信することによって、より良く役立つかもしれません。カタツムリメールと電子請求の両方を使って顧客に請求書を送ることができます。
請求書が追跡される
期日が過ぎてなくなったアカウントにフラグを立てることは、すべての会社の請求システムの重要な部分です。 「延滞」料金の添付と調整された支払い通知は、コンピュータベースの請求システムを維持するためのもう1つの利点です。あるいは、あなたの会計スタッフのメンバーは、期限が過ぎると顧客に請求書の支払いを思い出させるように促す期限切れのリストのローリングリストを特色とする「ホットファイル」システムを使用するかもしれません。
収集サービス、監査および仲介人
あなたは、支払い以外の問題を監督するために外部機関を使うよりも、あなた自身の回収サービスを扱うほうを好むかもしれません。定期的な自己監査の慣行は、さまざまな種類の請求システムの不規則性を捉えます。顧客の信用調査から請求書の発行まで、請求システムのあらゆる面の面倒を見るように設定されたクリアリングハウスと提携することもできます。これらのサービスは安くはありませんが、あなたが請求を外に出すことを好むならば、トレードオフは費用の価値があるかもしれません。
