他のワーキンググループと同様に、理事会は新しいアイデアを吸収し検討するために時間と情報を必要とします。学部長、ボランティア、コンサルタント、あるいは理事会のメンバーであるかどうかにかかわらず、新しいアイデアを提示するときにはいくつかの基本的なガイドラインが適用されます。簡潔なプレゼンテーションを行い、考えられる質問を予想し、意思決定を可能にするのに十分な情報を提供し、懸念に迅速に対応することは、あなたの提案の受け入れと却下の間に違いを生むことができます。
できるだけ簡潔に情報を整理してください。これは、あなたの資料の上部に概要または要約シートを提供することを意味します。それは、理事会メンバーがあなたの発表の新しいアイデアと推進力を簡単な一読で把握することを可能にします。 Planware.orgに掲載されているアウトラインビジネスプランには、サマリーシートを構成することができるサンプルの主要トピック見出しがあります（「参考文献」を参照）。提案されたアイデアと攻撃の計画を説明するためにそれらをカスタマイズします。アプローチの詳細に合うように、アウトライン全体をカスタマイズしてください。 1ページの要約と2ページの要約で、問題の完全な概要、あなたの研究およびあなたが提案した解決策を理事会メンバーに提供しました。以下の資料は、要約した順にトピックを拡大することができます。これは読者が簡単な読書で完全な考えをつかむことを可能にし、また委員会によって割り当てられた時間に合うようにあなたのプレゼンテーションを組織するのを助けるでしょう。数分したら、概要を確認してください。もう少し時間をかけて、概要を確認してください。長い時間をかけて、あなたは詳細に特定の問題に対処する準備ができています。これは、あなたが協力して仕事をする能力と、取締役会が行う必要がある他の事業に対するあなたの尊敬の両方を示しています。
アイデアをさまざまな形で提示します。パブリックスピーチコーチのPatricia Frippは、何人かの人々は聞いたことを覚えているが、ほとんどの人々は彼らが見たことを覚えていると述べている。リソースの再割り当て、スタッフの追加、または市場シェアの向上が考えられる場合は、この情報をグラフ、図表、および図表で簡潔に提示することを検討してください。 Microsoft PowerPointなどのソフトウェア、またはPure-Macにリストされているさまざまなグラフィックプログラムを使用すると、グラフィック情報を洗練された形式で表示できます（「参考文献」を参照）。グラフィックスの印刷サポートを提供して、ボードメンバーが後でグラフやチャートを確認できるようにします。
プレゼンテーション資料で論理的な質問を予想して答えてください。あなたのアイデアの予想される成功をサポートするために、費用見積もり、サンプルのトレーニングスケジュールまたは他のデータを提供してください。この分野では、質問を予想することはあなたのアイデアを攻撃から守ることとは大きく異なります。アイデアが機能しないと多くの人がコメントしたり、論理的な質問を異議として分類したりするなどの防御的な戦略を避けます。
予期しない質問には迅速に対応してください。質問者に彼の洞察力を感謝し、あなたがその分野のすべてのデータまたは詳細を持っていないことを認めることは1週間または他の論理的な時間枠内に答えを持つという約束を伴うことができます。フォローして期限を守ってください。質問者だけでなく、すべての理事会メンバーに回答を知らせます。これは、懸念に対するあなたの即応性と、効率的にコミュニケーションをとりたいというあなたの欲求を示しています。
提案に柔軟に対応する準備をします。あなたの考えが簡単に修正されることができる領域とそれが難しいことになる領域を識別しなさい。これにより、異議や懸念に対応する上で一歩先を行くことができます。
意思決定を可能にするために十分な補足情報を提供します。特に新しいアイデアがあると、理事会のメンバーは、コミットする前に自分のペースで情報を確認したいと思うでしょう。この見直しプロセスにより、追加の質問や懸念が生じる可能性があります。材料はあまりにも圧倒されることなくあなたのアイデアの完全な表現を提供する必要があるので、彼らは意思決定プロセスを妨げます。たとえば、読者はあなたが入手した3つのコスト見積もりと、考えられる調査指揮者の会社名を必要とします。しかし、現時点では、アンケートに含まれる可能性のある質問や、各指揮者との詳細な対応を一通り検討する準備はできていません。彼らの成功と期間についての短い段落は十分です。各企業の詳細な履歴は、調査を実施するかどうかについての基本的な決定の邪魔になります。
最初の回答に関係なく、あなたのアイデアを検討するために時間をかけてくれたことを理事会に感謝することによってあなたのプレゼンテーションを終了します。運が良ければ、あなたはより多くのアイデアを思いつくことができ、心からの歓迎を受けることができます。
