それらを作る組織があるのと同じくらい多くの方針声明で、これらの声明は意図をはっきりさせて、会社が方針を管理する方法を説明して、そしてそれの詳細を定義します。ポリシーステートメントは、権限のない行動や訴訟につながる可能性がある誤解から組織を保護するのに役立ちます。各方針声明には、その目的、用語の定義、声明自体、およびそれを実装するためのステップが含まれています。
ポリシー目的
政策声明の最初の部分はその目的を述べています。 1つの組織に多数のポリシーステートメントを含めることができます。たとえば、人事部門では、会社が特定のイメージを顧客に投影することを望んでいるため、1つのポリシーステートメントで適切な服装に対する会社の態度をカバーすることがあります。別のHRポリシーステートメントには、会社の従業員の出張ポリシーが詳述されている場合があります。それは会社が支払うものとしないものを含むかもしれません。同じ会社では、マーケティング部門の方針声明で、グラフィックアートと写真の注文に関する会社の方針を説明することがあります。
用語の定義
政策声明の第2部は、政策におけるキーワードの定義または用語の解釈を提供します。この後、ポリシーには、そのポリシーが適用される人々のリスト、ポリシーの遵守を監視する責任を負う企業内の人物、意見の不一致があった場合にどのように、そして誰に訴えられるかが含まれます。社内ポリシーでは、ポリシーの3番目の部分に続いて、ポリシーを管理するための手順または手順を見つけることがよくあります。
ポリシーステートメント
ポリシーステートメントの3番目の部分では、ポリシー全体、会社による適用方法、ポリシーステートメントの規定から免除されるユーザー、または誤解や違反行為の修正方法、そしてポリシーの有効期間について説明しています。効果。たとえば、従業員ハンドブックでポリシーステートメントを使用することで、会社は、特定の状況で従業員に何が期待されるかを明確に詳述することによって、従業員間の混乱を避けることができます。
ポリシー機能
ポリシーステートメントはゲートキーパーとしても機能します。たとえば、ある人が自分のオフィスをオレンジ色に塗りたい場合、会社のロゴの色を標準のオフィスの色として定義したポリシーステートメントを使用すると、上司はこれを定義するポリシーステートメントのコピーを渡すだけで厄介な対立を回避できます。明確な政策声明は、紛争のリスクを軽減し、規則を不当に選択的に適用する機会を排除することができます。
ポリシー手順
会社の従業員ハンドブックを超えて、個々の部署は規則または法的要求事項の順守を反映する彼ら自身の方針声明を持つかもしれません。株式を販売する会社の経理部門では、経理部門は、パブリックレビューのために財務諸表を作成するときに政府によって確立された一般に認められた会計原則を遵守しなければなりません。会計担当者がこれらの規則および法律に確実に従うようにするための1つの方法は、部門がこれらの規則に準拠する方法を示す一連のポリシーステートメントです。
