ビジネスレターを書くのは難しいことがあります。あなたはちょっとした手紙を書き留めるために座ります ブーム 挨拶に困惑しているあなたがその人の名前や性別を知らないならば、一人の人に書くことは十分な問題を抱えています。少数の人を追加すると、質問が増えます。あなたは何人に書いていますか？二、三、それとも群衆？あなたはそれらを名前で知っていますか？彼らはあなたの親しい仲間ですか、それとも知り合いを渡しますか。幸いなことに、これらすべての状況に対して規則とガイドラインがあります。
2つか3つに書く
あなたが2つか3つに書いているなら、それは簡単な答えです：単に彼らの名前を書き出してください。あなたがそれらをよく知っていて、ファーストネームベースであるならば、あなたは彼らのファーストネームを使うかもしれません、例えば「Dear Will、KierstenとPat」。
あなたがそれらをよく知らないか、または名が適切であるかどうかわからないならば、もっと正式性を使ってください：「親愛なるSothers、Ms. ThompsonおよびMs. Crump」。一般的に、あなたはあまりにも正式であることに失敗することはありませんが、あなたが非公式すぎると眉が上がるでしょう。
グループへの書き込み
あなたが3人以上の人々に書いているとき、名前をつづることは面倒に見えます。人々は自分が長いリストの1つにすぎないと感じる傾向があります。 「親愛なるチーム」や「親愛なる同僚」などのグループ用語を使用したほうがよいでしょう。グループの名前をスペルアウトすると、グループの名前のように感じさせることができますが、 "Dear Team"はグループのメンバーのように感じさせます。彼らはチームの一員です。 「親愛なる同僚」と言うのは、同僚であり、平等で価値のある参加者であるに値すると彼らは考える価値があるということです。
しかし、あなたより年上の人たちに手紙を書くときは、「親愛なる同僚」を使わないでください。技術的には、彼らはあなたの上司であり、あなたの同僚ではありません。しかし、彼らがチームに参加しているのであれば、 "Dear Team"がうまくいくでしょう。
名前を付ける方法
可能であれば、名前で人々に書いてください。たとえば、件名について何人かの人があなたに書いたことがあり、あなたが書き戻したい場合は、彼らの名前を見つけて使用するようにしてください。あなたが仕事に応募しているか、あなたが誰かを感動させたい別の状況にある場合、彼らの名前を見つけることはあなたが雇われていれば、あなたの仕事にも余分な努力をすることを示しています。関係する人事担当者の名前を見つけることができる会社の誰かを知っていますか？
もう1つのアイデアは、組織のWebサイトにアクセスして、部門の部長または部長がリストされているかどうかを確認することです。それだけがあなたの目に見える名前であれば、あなたはその手紙を「親愛なるMr. Burnsと同僚」または「親愛なるMr. Burnsと選考委員会のメンバー」と名付けることができます。特定の名前が見つからない場合は、「選考委員会の親愛なるメンバー」と書いても問題ありません。あなたが書くことができる間、「親愛なる選択委員会」、「のメンバー」を加えることはそれに特別な感触を与えます。 「メンバー」は、あなたが彼らを個人としてではなく、一つの大きな匿名の委員会として見るのを認めます。
ジェンダーを回避する
John、Maryann、Wayne、Daisyのような名前で、性別を区別するのは簡単です。ケアリー、エイドリアン、パット、サム、クリス、ドリュー、アレックスのような他の名前はあなたが推測し続けることができます。時々彼らのスペルは彼らを譲ります。たとえば、エイドリアンは通常男性、エイドリアンは女性です。しかし、名前はつづりの共通の規則に反しているので、あなたが知らないのであれば、仮定しないでください。
あなたが知っている人が問題の人を知っているかもしれないなら、あなたは見つけることができるかもしれません。また、その人がその人について書かれており、その人と呼ばれているかどうかを確認するためにウェブサイトをチェックしてください。インターネットで名前を検索しても答えが出るかもしれません。それでもすべてが性別の問題に答えられない場合は、「Dear Chris Trainor」と書いてもかまいません。
誰かどうか
「気になる人には」と固くて非常に形式的に聞こえますが、あなたが書いている人に何も手がかりがないときに使用するにはまだ受け入れられている挨拶です。
一方、 "Dear Sirs"は古くなっています。ビジネスが男性のドメインであった日々から残っているのは文法の罠です。あなたの手紙が女性によって非常によく受け取られることができるとき、「親愛なるサー」は今日不適当です。 "Dear Sirs or Madams"は少なくとも女性が一人の受取人になることができることを認めていますが、それでもなお古風に聞こえます。まず第一に、おそらく彼らの執事や運転手による以外は、誰もサーやマダムとして扱われていません。名前がなく、性別についての考えがない場合は、「あいさつ」や「こんにちは」など、別の方法を試してください。これらは健全で親切で性別に適しています。
Eメール、マナーの問題
最も正式な場合を除いて、手紙を郵送する代わりに電子メールで手紙を送ることは容認できます。多くの求人情報はEメールの返信を示唆しています。電子メールはよりリラックスしたコミュニケーションの形式ですが、カバーレターのように、文法とエチケットのルールは依然として適用されます。間違いやつづりの誤りは気づかれ、あなたはそれらによって判断されるでしょう。
同じガイドラインは、2人か3人、またはグループに書くときにも当てはまります。ただし、Eメールを送信するときは、Eメールアドレスを「To」フィールドではなく「bcc」フィールドに入れることが重要です。多くの人が自分のメールアドレスを一般に知られたくないと思っています。特に、全員の連絡先情報を電子メールで簡単に転送できる場合は特にそうです。 「ブラインドカーボンコピー」を表す「bcc」は、アドレスは表示できますが他の受信者は表示できないことを意味します。
