手順書には、確立された方針を順守したり、作業単位を完了したりするための目的、範囲、および規定された方法が要約されています。それが先行するステップシーケンスの厳密さと複雑さによって要求されるように、手続きステートメントは1文から複数のセクションまたは段落まで及ぶことができます。
手続き文は手続きの実行に関連する情報の要約であるため、手続きが完了するまで書かれるべきではありません。
プロシージャの範囲と複雑さを判断する
完了した手順を確認してください。内容の正確性と完全性を確保する。
手順の実行に責任を負うすべての部門担当者を特定します。
手順の監視と執行に責任を負うすべての部門の担当者を特定します。
手順で使用されているすべての展示物（写真、図、フォーム、コンピュータ画面、レポートなど）を識別します。
手順で使用されているすべての一般的でないまたは特別な用語を特定します。
手順の主な目的と結果を特定します。
手順書草案
手順を識別する手順の内容または用途を示す名前またはタイトルを入力します（たとえば、「顧客の苦情の処理」）。
手順の目的と対象読者を説明し、パフォーマンスを担当する特定の役職に注意します。
例：この手順には、MS-CRMシステムを使用して顧客苦情を記録、追跡、および解決するための、顧客サービス部門の担当者および監督者向けの手順が含まれています。
目的MS-CRMシステムを使用して顧客の苦情を記録、追跡、および解決するための顧客サービス部門の代表者および監督上の標準的な慣行を確立し、伝達すること。
手順で見つかった各展示品の名前と出現順にリストします。例えば：
展示物：図1：MS-CRMログオン画面図2：MS-CRM苦情記録画面図3：MS-CRM苦情履歴レポート
アルファベット順にリストし、手順で見つかったそれぞれ固有の用語または特別な用語を定義します。例えば：
用語集譲受人：苦情が割り当てられた法務部門の担当者。 CCID：顧客の苦情を識別する固有の9桁の番号。 EXT：商品返品猶予期間を示すコードを延長しました。
実行された機能を含め、手順に影響を受ける、または影響を受けるすべての要員を、役職のアルファベット順にリストします。例えば：
役割と責任1.カスタマーサービスマネージャ：手順の開発、保守、承認を監督します。 2.カスタマーサービス担当者：手順に沿ってのみ職務を遂行します。 3.カスタマーサービス監督者：手順を配布します。執行と訓練を監督する。
ヒント
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言葉遣いを排除するためにアクティブな声の書き方を使用します。たとえば、「この手順の目的は…を記述することです」または「この手順は…を記述することを目的としています」の代わりに、「この手順は…を記述します」と記述します。
警告
手続き文の標準テンプレートはすでに用意されているはずです。そうでなければ、すべての手続きステートメントが同じ「ルックアンドフィール」を持つようにするために開発されるべきです。
