家主がオフィスのスタッフを変更するときは、特にテナントとやり取りするスタッフの場合は、その変更についてテナントに通知することが役立ちます。人員配置やその他の重要な変更について、テナントに文字で簡単に通知できます。
変更の影響を受けるすべてのテナントの名前と住所のリストを収集します。たとえば、複数の場所でスペースを借りるために複数の賃貸オフィスを運営している場合は、変更が発生している賃貸オフィスを扱うテナントとの間で変更を伝達するだけで済みます。オフィスが1つしかない場合は、もちろん、すべてのテナントに警告します。
会社のレターヘッドの上にレターを作成し、それを「公式」にして、配布されるほとんどのレターが予想される日付に合わせます。 mailmergeテクノロジを使用して各文字をパーソナライズするか、各文字を「Dear Tenant」と指定することでより一般的な形式を使用できます。
手紙の内容は短くてビジネス的であるべきであり、そして一般的に2段落の内容段落とそれに続く段落段落を取るべきです。最初の段落で人事異動を報告してください。新しいスタッフが退職する従業員のすべての職務を引き受ける場合、その職務を列挙します。「ジェニー・スミスは3月12日に会社を辞め、テナントの苦情を担当するメアリー・ジョーンズが交代します。依頼、賃料の徴収、および関連するすべての質問への回答。」
一方、以前に退職した従業員が行っていた職務が既存または新規の従業員に分配される場合は、そのことを最初の段落に明記してください。例えば、「ジェニー・スミスは3月12日に会社を辞め、テナントの苦情やメンテナンス依頼を担当するメアリー・ジョーンズが後任となります。ジョーホワイトは、賃貸料の徴収と関連する質問への回答を引き継ぎます」
2番目の段落では、すべての適切な日付を含めてください。たとえば、多くの場合、スタッフが金曜日に出発し、次の月曜日に交代要員が報告します。他のケースでは、離職した従業員が新しい従業員を訓練している間に短い期間の重複があります。 2番目の段落を閉じるには、今後の変更の日から、すべての適切な質問、コメント、および問題は、それらに対して新たに責任を持つ人々に向けられ、それらに再び名前を付けるべきであると述べます。たとえば、「3月15日以降、メリージョーンズに苦情やメンテナンスの依頼をしてください。賃貸料に関してはジョーホワイトに連絡してください。」
最後の段落で、懸念、コメント、質問がある場合は、気軽に連絡してください。あなたの名前が続く「誠意をこめて」の手紙に署名しなさい。
ヒント
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家主またはそのスタッフは、これらの種類の手紙を手渡しまたは郵送することができます。代わりに、それらは家賃の領収書で配布することができます。
たとえ物事が明白であっても、親切になり、多すぎる情報を伝えたいという衝動に抵抗しなさい。 「ジェニー・スミスは赤ん坊をもうけようとしている」または「ジェニー・スミスは結婚して新婚旅行に行き、その後州を出て行きます」はどちらもはるかに多くの情報を提供する例です。ジェニーが自分の情報を自分が選択した相手と共有し、あなたのレターをビジネスに必要なものだけに制限しましょう。
