技術の継続的な進歩に伴い、21世紀の最近の傾向の1つはいわゆるペーパーレスオフィスです。ペーパーレスオフィスは、実際には完全にペーパーレスではありませんが、最小限の紙を使用して、できるだけ多くのドキュメントをデジタル形式に変換します。ペーパーレスオフィスには長所と短所があり、どちらも従来の記録管理からの移行を検討している組織で検討する必要があります。
よりコンパクトで効率的
デジタルファイルは紙のファイルよりも物理的なスペースが少なくて済み、整理しやすくなります。さらに、アーカイブされたデジタルファイルは、アーカイブされた紙のファイルよりもはるかにアクセスが簡単です。デジタルファイルは一度に多数のユーザー間で簡単に共有したり、離れた場所からアクセスしたりすることができ、作業効率が向上します。
環境にやさしい
紙のファイルが少ないほど、複製コピーや一般的な記録の保存に使用される用紙が少なくなります。この要因は、ほとんどの場合、ペーパーレスオフィスをより環境に配慮したものにします。オンラインマガジンや他の出版物の場合、デジタル出版とは、重金属、溶剤、その他環境に有害な物質を含むインクを排除することを意味します。
ソフトウェアとハードウェアの懸念
ペーパーレスオフィスは、記録を保存するために使用されるソフトウェアとハードウェアが労働者を許可するのと同じくらい効率的です。ソフトウェアのバグや機器の故障は、ペーパーレスオフィスの業務に大きな支障をきたす可能性があります。ペーパーレスオフィスのソフトウェアとハードウェアのメンテナンスも懸念事項です。ハードウェアに定期的にサービスを提供するには、技術者だけでなく、情報技術（IT）スタッフまたはコンサルタントもしばしば必要です。
データ入力エラーと学習曲線
他の移行と同様に、ペーパーレスオフィスへの移行には、特に従業員がまだコンピュータに精通していないオフィス環境では、習熟曲線が必要です。データ入力エラーはコストがかかり、大きな問題を引き起こす可能性があります。さらに、データ入力やファイル入力の誤りが原因でレコードが誤って分類され、後日それらを見つけることが困難または不可能になる可能性があります。
セキュリティ上の懸念
デジタル記録は、ハッキングまたはスタッフ側のゆるいセキュリティによって、不正アクセスに対して脆弱になる可能性があります。特に機密性の高い法的記録および医療記録では、データの損失は、特に過失が含まれる場合、関係する会社に多大な責任を負わせる可能性があります。デジタル記録を処分することは、特に共有ネットワーク環境においては、特別な困難をもたらす。単にファイルを消去してもデジタル記録は完全には削除されません。文書をゴミ箱に捨てても、後で他の人がその紙を回収するのを妨げることはできません。
