請求書の生成と送信は時間がかかる場合があります。それでも、スキップまたは無視すべきプロセスではありません。適切に設計された請求書は、企業が支払いを受けるのを助け、双方に法的保護を提供します。内国歳入庁の監査を受けたことがある場合は、請求書発行システムによって報告された収入が証明されます。
請求書の基本
仕入先が商品またはサービスの支払を希望する場合は、請求書を送ります。請求書は、業務トランザクションの財務要素を詳述した文書です。請求書には、購入者と販売者の名前と連絡先情報、提供されたサービスまたは商品の説明、1品目あたりの費用、および支払総額が含まれます。請求書には通常、支払期日、請求書番号、および優先支払方法も含まれます。
支払われる
請求書は、会社が全額支払われ、時間どおりに支払われるのを支援します。適切な請求書がないと支払いを受けるのが難しい場合があります。会社は通常、支払いを支払う前に詳細な請求書の受領を要求します。支払条件は、会社が債権を素早く回収するのに役立ちます。例えば、会社は、支払いが受領後30日以内または受領後60日以内に受領予定であると言うかもしれません。請求書に遅延料金ポリシーを含めること（たとえば、遅延支払いには20ドルの手数料がかかります）も、迅速な支払いを保証するのに役立ちます。
法的権利の確立
請求書は、製品およびサービスが提供されたという証拠を提供し、会社の支払い権を確立します。顧客が支払いをしなかった場合、会社は契約と請求書を使用して、支払いが未払いであることを合法的に裁判所に証明することができます。同様に、会社は請負業者と仕入先に支払われた請求書と金額のコピーを保持して、支払いの契約上の義務を完了したことを確認できます。
監査証拠
たとえあなたがすべてを正しくやったとしても、あなたのビジネスがIRSによって監査される可能性が常にあります。監査中に、IRSはあなたがその年の間にあなたが受け取ったすべての収入をきちんと報告したことを確実にしたいです。連番の請求書を体系的に整理したシステムを使用している場合、IRSはあなたが収入を完全かつ正確に報告したことをより確信しています。請求書が不安定または存在しない場合は、収入を隠していないことを証明するために立証責任があります。
