オフィス全体を移動するには、多くの人員、厳しい納期、および非常に具体的な要件が必要です。プロジェクト憲章などのプロジェクト管理ツールを使用すると、プロジェクトの利害関係者の期待とプロジェクトチームの能力のバランスをとることができます。範囲を早期に定義することで、プロジェクトの整合性を維持し、合理的で達成可能な目標を設定できます。大部分のチャーターテンプレートは建設またはソフトウェアプロジェクトのために設計されていますが、それらがあなたの再配置のために働くようにするためにそれは少しの調整を必要とします。
あなたのビジネスケースを説明しなさい。規制上、財務上、または拡大上の制約など、移動の理由を含めます。プロジェクトスポンサーとプロジェクトマネージャに名前を付けます。さらに、文書とその構造を紹介してください。
プロジェクト範囲を定義します。これはあなたの憲章の中で最も重要なセクションです。あなたのチームが人々のための新しいオフィススペースの割り当て、通信ネットワークの再接続、施設管理計画の策定、または単に家具の移動を担当しているかどうかをリストします。
利害関係者、チームメンバー、および責任を一覧表示します。利害関係者は、プロジェクトが成功したかどうかを気にしますが、プロジェクトのタスクを実行しているかどうかは関係ありません。引っ越しを確定するために必要となる、引っ越し会社や公益事業者などの内部および外部のチームメンバーを含めます。適用範囲のセクションにリストされている各コンポーネントに対してどのチームが責任を負うかを明確にします。
プロジェクト成果物のためのハイレベルタイムラインを作成します。あなたのプロジェクトスケジュールは特定の日付を定義しますが、関係者に何を期待すべきかの一般的な考えを与えるためにこのスペースを使います。彼らはあなたの見積もりを承認するので、できるだけ現実的になりましょう。
プロジェクトのリスクと依存関係を要約してください。大規模なプロジェクトには別のリスク管理文書がありますが、その動きを遅らせる、または遅らせる可能性のある既知の要因をすべて強調する必要があります。これらの問題には、検査の失敗、進行中の資産への損害、ネットワーク技術者の遅れなどが含まれます。
プロジェクトからサインオフしてください。あなたの憲章は、あなたのプロジェクト計画の一環として作成される追加の文書のリストで締めくくるべきです。手順3で定義したすべての利害関係者のために、プロジェクトを正式に承認するためのスペースを残します。
ヒント
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新しいスペースで品質保証テストを行うためのソフトウェアプロジェクト計画の伝統的な「テスト」セクションを再利用します。たとえば、セキュリティシステムは機能しますか。プロジェクトの依存関係を作成する際には、外部のチームメンバーを念頭に置いてください。たとえば、新しいカーペットが設置されるまでデスクは移動できません。
