その最も単純な形では、内部統制はあなたのビジネスがリスクを識別しそして減らすためにするすべてのものの合計です、と米国によればスモールビジネスアドミニストレーションは、多くの場合、企業の年間収益の約5パーセントを消費します。あらゆる規模の企業が企業資産の詐欺、盗難、悪用のリスクに直面していますが、文書作成手順が不適切な中小企業は、より脆弱な場合があります。文書化手順は強力な内部統制に貢献し、その一部である。
説明責任の向上
十分に開発された文書化手順は予防的および探偵的な内部統制の両方を強化するが、不十分な文書化手順が遅れるまで盗難または詐欺が発生していることを見分けることができない主な理由である。正式な文書化手順は統制を実施するための手引きを提供し、あなたの従業員が単に内部統制を遵守または実行したことを表明するのではなく証明および検証しなければならないため説明責任を高めます。
証拠価値
文書化手順は、誰がタスクや金融取引に関わったのか、いつ、どのように関わったのかなど、追跡可能な証拠を作成します。タイムスタンプなどの裏側で機能する手順を作成したり、従業員が従うべき文書化規則を設定したりできます。どちらも、トランザクションをトレースして監査証跡を作成するときにアクションを再構築するために同様に重要です。たとえば、署名された伝票の伝票、小銭の補充小切手のコピー、従業員のログインID、コンピュータの日付と時刻のスタンプなど、すべて監査証跡の証拠となります。
より安全な情報管理
実際のまたはスキャンされた添付ファイル、財務報告書の脚注、およびコンピュータトランザクションの変更ログは、情報管理統制に貢献し、これを強化する文書化手順の例です。いずれも紙または電子商取引の記録を修正または調整する理由を文書化するのに役立ちます。これは、最終的には詐欺や従業員の盗難を防止および検出するのに役立ちます。対応する日時スタンプと部門管理者のイニシャルなどの事前承認の証拠により、情報管理の管理がさらに強化されます。
より良い品質管理
内外の詐欺防止に加えて、倉庫管理と在庫管理の文書化手順で品質管理をサポートできます。これらには、倉庫の従業員に損傷を受けた入荷および出荷商品の数え上げ、検査および文書化を要求することが含まれます。優れた内部統制に貢献する詐欺および盗難防止手順には、従業員が発注する注文ごとにピックシートを記入し、署名して送信することを義務付ける文書化規則、説明、部品番号、測定量
