何か正しいことをしたいのなら、良い標準操作手順書（SOP）を書いてください。よく書かれた標準的な操作手順書は、重要な手順が正しく行われることがどれほど重要かを従業員に伝えることによって、企業が効率的かつ一貫して運営するのを助けます。わかりやすい段階的な手順で品質と一貫性を維持することで、生産性の向上、無駄の排除、職場での怪我の削減などの利点も得られます。 SOPマニュアルは、企業が規制を遵守し、従業員のトレーニングを向上させるのに役立ちます。
ステップ1：SOPを選ぶ
製品の部品の組み立てや顧客の苦情の処理など、標準化する必要がある手順を特定します。各SOPを単一の活動に集中させる。あなたが正しくする方法を知っている手順についてだけ書いてください。または、手順を実行する方法を紹介できるように資格のある人を探します。必要となるすべての情報を収集します。
ステップ2：書く準備をする
各SOPに「製品の組み立て方法」や「顧客の苦情の処理方法」などの意味のあるタイトルを付けます。必要に応じて、「SOP - 生産 - 組み立て」または「SOP - 顧客サービス - 苦情の処理」などのSOP番号またはカテゴリを含めます。これにより、従業員の関連手順をグループ化することができます。プロセスに関する大まかなフローチャートを描いて、すべての情報が揃っていること、および正しい順序であることを確認します。アプローチを準備するときに手順を実行する従業員に焦点を合わせます。
ステップ3：セクションを標準化する
SOPの概要を説明してください。各SOPには以下のセクションがあります。
- ヘッダ
- 目的
- 範囲
- 参考文献
- 定義
- 責任
- 手順
- 付録
- 改訂履歴
- 承認署名
ステップ4：詳細手順ステップバイステップ
各手順を実行する順序で段階的に説明します。 「製品の部品を入手する」や「電話に答える」などの主な手順から始めます。次に、「各部品が正しいことを確認する」、「自己紹介をして顧客に電話をかけてもらう」などの小さな手順に分けます。 」
ステップ5：各SOPを書く
簡単に書いてください。小さな単語と短い文章を使用してください。主な考えを最初に置きなさい。詳細をフォローしてください。行動動詞と積極的な声を使う。あいまいさと混乱を避けてください。略語、頭字語、または専門用語を使用しないでください。
ステップ6：SOPを一貫してフォーマットする
各SOPは同じフォントとフォントサイズで書かれるべきです。長い段落を短い段落に分割します。長い文の代わりに箇条書きを使用してください。フローチャートのような視覚補助を追加します。太字や斜体の使用など、重要な情報を強調表示してください。
ステップ7：各SOPの有効性を評価する
読みやすさ、読みやすさ、およびわかりやすさについてSOPを確認してください。
- 可読性：この型は十分に大きくて読みやすいですか？
- 読みやすさ：指示は簡単ですか？それともプロトコルは複雑な概念と曖昧な言葉の優位性を持っていますか？
- わかりやすさ：読者は、手順を正しく行うために知っておくべきことを学んでいますか？
ステップ8：レビュー、修正、承認
手順を実行する従業員にSOPをレビューして、彼らがすべてを理解していることを確認させます。手順に精通していない従業員にもSOPを読むように依頼してください。読者は、それがどのように行われているのかを知るために手順を実行する必要はありません。変更が受け入れられるまで、それぞれの変更を同じ読者に確認してもらいます。 SOPに従っていることを確認する責任があるマネージャは、リリースされる前にSOPにサインオフする必要があります。
ビジネスでは、統一システムが機能します。標準操作手順書を作成することで、すべての従業員がシステム内のすべてのステップを同じ方法で常に1回ずつ実行するようになります。
