ビジネスミーティングには、スケジュール、組織、リーダーシップ、記録管理、フォローアップが必要です。プロジェクトの進め方は、会議で可能になった共同作業から生じる意思決定と行動によって異なります。
あなたが必要とするアイテム
-
議題
-
会議室
会議の議題を起草します。議題はあなたのプロジェクトまたは目標を推進するのに必要である決定のために議論を必要とするすべての問題の概要にあります。箇条書き付きの簡潔なアウトライン形式ですべての既知の問題を一覧表示します。議題を起草したら、問題を知り、次に誰が会議に参加する必要があるかがわかります。
会議に出席する必要があるすべての人に大量の電子メールを送信するか電話をかけ、出席者が複数いる場合は、1週間の日付と時刻を含めて空き時間を確認します。忙しいスケジュールを考えると、これだけでも大変な課題になる可能性があります。全員の空き時間が決まったら、利用可能な日時のスケジュールを相互参照します。会議を開催するのに十分な時間を計画し、会議の日付、開始時刻、終了時刻、および場所の通知を議題のコピーと共にすべての出席者に送信します。
会議の準備をする際には、議題のコピーをすべての出席者に配布し、討議の対象となる文書を用意してください。ディスプレイボードとパワーポイントのプレゼンテーションは、イーゼルと必要なプロジェクター、ラップトップ、スクリーンで表示する準備ができていなければなりません。また、会議の開催者は会議を主導する用意ができている必要があり、記録管理者はメモを取るために会議に参加する必要があります。
会議の主催者/リーダーは議論を順調に進める必要があります。議論は必然的に接線の問題と話題以外の議論につながるので、リーダーは議論が最終的に議題項目に戻ることを確認する必要があります。指導者はまた、時間を追跡し、すべての議題項目を打つために議論を流し続けなければなりません。議長は、議論を始めるために議題項目の簡単な説明を提供し、必要な情報を得るために質問をするか、または出席者からの入力を要求するべきです。リーダーは、各行動項目を、その項目の完了に責任を負う人物と完了までの予定時間表で締結する必要があります。
すべての議題項目が終了したら、必要に応じてフォローアップ会議を予定するか、合意された日時に定期的に開催される会議を予定します。
記録係は、自分のメモをアウトライン形式でまとめられた議事録にまとめる必要があります。その後、議事録草案を会議の出席者に送って、コメント、修正、または変更を求めます。その後、最終会議議事録が出席者に配布され、フォローアップのために、また必要に応じて次回の会議の議題として使用されます。
