ほとんどの企業は、年間予算とも呼ばれる年間予算を作成します。経営トップ、特にCEOは最終予算の承認を担当し、最終予算はその後会社を運営するためのガイドブックになります。承認プロセスには予算の準備よりも長い時間がかかることがあります。支出の優先順位付けについては難しい決断を下さなければならないためです。これらの決定を下すには、管理チーム間でかなりの前後の議論が必要です。
予算の整理
部署や部門を持つことができるほど大きい企業では、これらの機能部の管理者が彼ら自身の予算を準備する責任があり、それらは財務部門に提出されます。部門予算は財務スタッフによって統合され、会社全体の予算が作成されます。予算編成プロセスは、経営陣が使用するガイドラインを提供するトップマネジメントから始まることがよくあります。たとえば、来年度の経済環境はどうなるかについての仮定などです。マネージャーの予算が承認されるかどうかは、多くの場合、与えられたガイドラインにどれだけ厳密に従うかによって決まります。経営陣がコストを抑えようとしている場合、部門の支出を20％増やすことを提案しているマネージャは、予算を見直す必要があるでしょう。
ファイナンススタッフによるレビュー
財務部門は部門予算の初期レビューを行います。彼らは提案された支出、あるいは収益を生み出す部門の場合には、収益予測を作成するために使われた仮定を分析する。彼らは昨年の予算とは大きく異なる点を探しています。彼らの目標は、各予算が合理的かつ達成可能であることを確認することです。彼らはまた、トップマネジメントが会社の総支出予定額が高すぎると判断した場合に、潜在的な予算削減を特定したいと考えています。
トップマネジメントによるレビュー
経営陣は連結予算を見て、収益と利益の予測が来年度に設定した目標と一致しているかどうかを判断します。予想利益が予想を下回っている場合、追加収益を生み出す方法を決定するか、収益を改善するための支出削減を行う必要があります。財務部門が提供する分析は、部門管理者からさらに説明が必要な分野、つまり高すぎると思われるために削減できる費用を特定するのに非常に役立ちます。
部長との話し合い
上級管理職は各部長、時には財務スタッフと面談し、部長が提出した予算要求をよりよく理解するようになります。部門長は彼の要求を守る用意ができていなければなりません。経営陣は、大幅な予算削減の影響を考慮する必要があります。たとえば、マーケティング支出の削減は将来の収益に悪影響を及ぼす可能性があります。経営陣は、各部門が効果的に機能するために必要なリソースを確実に確保しながら、会社が収益性を維持できるようにするために総経費を低く抑えるという困難なタスクを抱えています。
難しい決断をする
部門管理者は、トップマネジメントが大幅に削減したと判断した場合、最終予算に満足できない可能性があります。しかし、うまくいけば、経営トップはこれらの厳しい決断の理由を伝えました。予算承認プロセスが完了したら、各マネージャは公平に扱われるように感じるべきです。理想的には、部門の目標を達成するための十分なリソースがあり、その結果として来年度に最大限の努力を払う準備ができていると考えています。
