情報マッピングは、その手順、方針、および補足文書をすでに開発している企業にとって、明確で効果的な文書化方法です。手続きを正式に策定し始めたばかりの企業も、情報マッピング文書化方式の恩恵を受けることができます。情報マッピングは、手順間での命令や情報の重複を防ぐことによって文書化を合理化します。また、文書内の情報を整理して理解しやすい形式にすることもできます。あなたの会社の文書を情報マップフォーマットに変換することは、時間のかかるステップではありますが、いくつかの簡単なことで行うことができます。
会社のすべての文書を確認し、同様の指示を含むカテゴリに体系的にコンテンツを整理します。競合や重複を排除してカテゴリの内容を絞り込みます。
たとえば、多くの手順には責任に関するセクションがあります。このような種類のコンテンツについては、すべてのドキュメントにわたって、すべての「責任」タイプの情報をまとめます。そうすることで、あなたは一つの責任が他のものと重なる責任または領域の衝突を見ることができます。ここから、コンテンツを合理化して重複や競合を取り除きます。考慮すべき他のそのような内容には、定義と安全上の予防措置が含まれます。
コンテンツの種類ごとに、中央の文書やその他の改訂管理された情報リポジトリを作成します。
責任の例に戻り、最後のステップで調整した責任の内容をリストした文書を1つ作成します。責任が実行される手順を必ず参照してください。これにより、ドキュメントが適切に相互参照されるようになります。
類似のコンテンツが中央の文書に移動されたので、古いコンテンツは元の手順から削除できます。元の手順から古い内容を削除し、新しい中央参照文書を参照します。
改訂プロセス中に残りのドキュメントの内容を情報対応形式に更新します。関連情報をグループ化して文書の内容を整理します。サブヘッダーを含める可能であればテーブルを使用して、コンテンツを見やすくします。従業員が通常実行するが手順には文書化されていない部族的な知識や手順を含めることで、ベストプラクティスを確立します。
ヒント
-
情報マッピングは単純なものから複雑なものまであり、管理のための測定可能なフィードバックを含めることによってさらに強化することができます。より複雑な実装では、創業会社Information Mapping、Inc.などの事業所からの専門的なサービスを利用して、マッピングまたはマッピングされていない手順を最適化することができます。 （参考文献を参照）
