サインアップシートは、後でアンケート、リード生成、または将来のイベント通知をフォローアップするために、事業主がイベント参加者を追跡するのに役立ちます。イベントコーディネーターが収集したい情報の種類を使用して、固有のサインアップシートを設計します。イベント時にデータを収集するか、または事前に出席者にオンラインで登録してもらい、イベント時に情報を確認してもらいます。
目的のデータを決定する
イベントコーディネーターはデータを求めています。一般に、コーディネーターは、少なくとも1つの形式の連絡先情報を使って、誰が参加したかを知りたがっています。これは名前とEメールまたは名前と電話番号を意味します。他のデータフィールドを収集に含める理由があるかもしれません。情報を要求するときは、聴衆に注意してください。例えば、遊び場の建設を手助けするために集まっているボランティアのグループは、名前やEメール以外にも多くの詳細な情報を開示したくないかもしれません。人々は電話番号よりも電子メールを提供する傾向があります。
しかし、子どもの安全について親に教えるイベントでは、抵抗なくより多くの人口統計情報を収集できる可能性があります。例えば、両親のためのプールの安全性に関する公開ワークショップでは、家庭に何人の子供がいるのか、年齢、そしておそらくその学校さえも尋ねることができます。オーディエンスを理解することは、収集される情報量だけでなく、その妥当性も増します。
いくつかのサインアップシートはより多くの情報のためのオプトインです。これは、企業がブランド構築とリードジェネレーションを模索する見本市では一般的です。この場合のサインインシートには、消費者が会社に求める情報の種類も含めることができます。たとえば、窓口会社は、無料相談、家庭のエネルギー効率の向上、または電気代の削減に関心があるかどうかを消費者に尋ねることができます。
事前登録方法
イベントへの事前登録または申し込みがあるかどうかを決定します。事前登録時に、テクノロジはそれを容易にするための多くのツールを提供します。 WordPressは、事業主がWebサイトやデジタル広告プラットフォームで直接使用するためのプラグインを提供しています。 Eventbriteは、オンライン登録、リマインダー、プロモーションによるイベントの計画と実行のために設計されたプラットフォーム全体です。
これらのプラットフォームは、登録保持とデータ操作のためにデータをスプレッドシートにエクスポートします。エクスポート機能を使用すると、サインインシートを簡単にエクスポートすることもできます。
イベント参加申込用紙
Microsoft Excelなどの表計算ソフトウェアを使用してサインアップシートを作成します。名前、電子メール、住所、その他の必要な情報などのデータ選択として列を設定します。誰もがフォントとサイズの点でフォーマットの好みを持っています。列見出しを太字にして各列の左マージンに合わせると、出席者にとって読みやすくなります。必要に応じて列の幅を調整し、行の高さを増やして出席者に読みやすいように十分なスペースを確保します。
Microsoft Officeや他のワープロプラットフォーム用のすぐに使えるサインアップテンプレートがあります。いくつかのテンプレートはすでにソフトウェアで事前にプログラムされており、オンラインでダウンロードできるものが数十もあります。テンプレートを使用すると、ヘッダー、色、情報ボックスを含むきれいなシートを簡単に作成できます。これにより、作成作業が少なくて済み、主催者は必要なデータをすばやく編集できます。イベントに十分な数の白紙を印刷してください。ほとんどのサインアップシートは、情報のために1行あたりのスペースを増やすために水平に印刷されます。
