大規模な組織や複数の拠点を持つ組織は、幽霊の従業員と呼ばれる金融詐欺の形態に直面しています。それらを検出し、最終的にそれらを防ぐために、これらの会社は日常的にゴースト監査の実践に従事しています。
定義された幽霊従業員
ゴースト従業員 - ファントム従業員と呼ばれることもあります - 給与が発行される給与計算書の名前ですが、実際の従業員ではなく、仕事をしていません。彼らは従業員が紙の上に存在するが職場には存在しないために「幽霊の従業員」という用語が与えられています。幽霊の従業員が意図的に割り当てられている仕事はしばしばノーショー仕事と呼ばれています。幽霊監査の助けを借りずに幽霊の従業員を見つけるのに長い時間がかかることがあります。厳格な内部統制は、幽霊の従業員を防ぐのに役立ちます。
給与計算に幽霊の従業員をこっそり
ほとんどの組織では、給与に人員を配置するために雇用に関する文書が必要です。これは一般に、上司または管理者、つまり給与部門に新しい従業員を追加するよう指示する権限を持つ人が関与する必要があることを意味します。給与計算部門のメンバーも関与していることがあります。幽霊の従業員は、とりわけ、退職した従業員の名前を使用して架空の従業員を作成し、新入社員を会社に勤務する1給与期間前にシステムに追加し、臨時従業員を給与に追加することによって給与に追加されます。場合によっては、幽霊のような従業員を給与計算にこっそり入れている人々が、ほんの数週間後にその従業員を連れ去ってしまい、将来の監査でそれを特定することがより困難になっています。
悪魔を払う従業員
幽霊の従業員の存在は時々定期的な監査で明らかにされるかもしれませんが、ほとんどの場合、提供される文書はそのような検査に合格するのに十分です。ゴースト監査は、ゴースト従業員を発見し、給与記録と従業員の行動を詳しく調べてゴーストの証拠を探すことを目的としています。これらの監査は、特に大規模な組織にとって有益であることが証明されています。例えば、2009年に、デトロイト公立学校によって行われた監査は250人以上の幽霊従業員を発見しました - 4年間でシステムに40万ドル以上を要する詐欺。
ゴースト監査プロセス
ゴースト監査を実施するための最も効果的な方法の1つは、すべての従業員に自分の給与または直接入金スタブの受け取りを要求することです。幽霊の従業員の給料やスタブは集められません。これがデトロイト公立学校がどのように多くの幽霊従業員を持っていたかを決定する方法です。その他の効果的なゴースト監査方法には、休暇を取っておらず、現住所を記載せず、給与の控除が受けられない（社会保障、税または保険の）従業員を探すことが含まれます。さらに、ゴースト監査を実施している人は、同じ銀行口座に入金される複数の直接預金、無効な社会保障番号、および欠けている従業員情報を探します。
