ビジネス会議の定義

現在の業界や仕事の種類にかかわらず、ある時点でビジネス会議に参加する必要があることは避けられません。一部の職場、特にオフィスの職場では1日に複数の会議がありますが、他の職場では数週間に1回しか会議を開かない場合があります。それにもかかわらず、職場の会議でどのような種類のトピックが議論されているか、効果的な会議をどのように実施するか、会議中に従うべきエチケットのルールを知っておくことが重要です。会議の運営を担当している場合は、出席者のためにアイスブレーカーを用意するか、会議でメモをとる必要があります。

ビジネス会議とは

本質的に、ビジネスミーティングは職場に関係するアイデア、目標、目的を話し合うために2人以上の人々の集まりです。営業会議は、オフィスで、または別の場所で、あるいは電話を介して、およびビデオ会議によって直接実施することができる。ミーティングは、従業員、マネージャ、エグゼクティブ、クライアント、見込み客、サプライヤおよびパートナ、そして組織に関連する他の誰とでも行われます。ほとんどの場合、会議は、当面の問題が電話や電子メールでは適切に伝達できず、1人以上の人との直接の対話が必要な場合に開催する必要があります。

ビジネス会議の目的は、組織に関する重要な決定を下すことです。マーケティング予算の増額など、部署の問題を決定する場合でも、移行時に何人の人を解雇するかなど、より大きな組織上の問題を決定する場合でも、会議はアイデアを明確に伝えるのに役立ちます。重要な利害関係者と直接話し合う場合、問題の決定に達するために重要な情報を効果的に理解することがより簡単です。

会議のもう一つの共通の目的は重要な発表をすることを含みます。これらは、組織の変更、運用計画、または会社の方向性の変更に関するものです。多くの場合、会議は上級管理職がチームに加わるか退職するとき、または会社が大きな節目または成功を祝うときに行われます。このような会議は、従業員のエンゲージメントと組織の調和を高めるために役立ちます。

ビジネスミーティングは、紛争の解決や複雑な問題の解決にも役立ちます。競合は職場でよく見られることで、さまざまな人格がチームを組んで働きます。いくつかの紛争は健全であり成長を促進することができますが、それはまた望ましくなく迅速な解決を必要とする場合があります。会議を開くことは、意見の相違がある当事者が理解を深めるのに役立ちます。問題となっている重要な人々が一箇所に集まり、同じ目標に向かって作業している場合、複数の利害関係者が関わるより大きな問題は、ビジネス会議で解決される可能性が高くなります。

会社またはプロジェクトの進捗状況を確認することも、ビジネス会議の共通の目的です。ここでは、組織はチームが特定のプロジェクトでどのように行動しているか、または会社が計画された収益目標に対してどのように行動しているかを追跡します。進捗状況のチェックイン会議を頻繁に開催することで、組織はすべての関係者が重要な成果物の状況を認識していることを確認します。

効果的なビジネス会議を開催する方法

ビジネス会議は、組織が意思決定を行い、複雑な問題を解決するのに役立ちますが、適切に運営されていないと、時間の無駄になることがあります。人々が準備の整っていない会議にやって来て、注意を払い、行動項目をフォローアップしないのであれば、それは時間の浪費と見なすことができます。時間が効果的に使用されるようにするには、主催者とビジネス会議の参加者の両方が積極的に参加する必要があります。会議を開催している場合は、会議の議題を作成し、その内容について正確に説明します。出席者が準備する必要がある項目がある場合は、それらを準備するのに十分な時間を与えてください。毎週のチームタッチポイントなど、一部の会議は定期的に開催されます。このような会議では、議題用のテンプレートを作成し、毎週ユニークな項目を入力します。

出席者リストを慎重に検討し、主要な利害関係者のみを会議に招待してください。会議に出席する必要がある人が参加できない場合は、会議に対応するためにスケジュールを変更する必要があります。そうでなければ、意思決定に必要な、欠けている利害関係者との会議を開くことは、効果がないことが判明する可能性があります。

時間は貴重であり、会議に出席する人々がそのために時間を割いていることを尊重することが重要です。そのため、会議が予定どおりに開始および終了するようにすることが重要です。議題を準備するときは、各項目にどのくらいの時間をかけて会議を開催するかを決めます。会議が軌道に乗っていないと感じる場合は、議題のトピックにこだわるよう人々に頼んでそれを統治してください。他の重要な問題が発生した場合は、それらを別の時点でさらに議論するために表にしてください。

あなたの会議で提起された重要な項目が見逃されていないことを確認するために、議事録とも呼ばれるメモを取ります。あなたは会議中に自分でそれらを書くかタイプするか、あなたのためにメモをとるために会議の他の誰かを割り当てることができます。このようにあなたは議論に集中することができるでしょう。会議終了後は、必ずメモを確認し、不足している項目を追加して重要な利害関係者に送付してください。会議で議論されたことを書面で記録しておくことは、将来問題が発生した場合に役立ちます。

営業会議終了後は、決定した行動項目について必ずフォローアップしてください。同僚にリマインダーを送信するか、同僚と連絡を取り合い、タスクが確実に完了したことを確認する必要があります。期限までに完了していない未解決の問題がある場合は、その人とさらに話し合う必要があります。

ビジネスミーティング

ビジネス会議、特に出席者がお互いをよく知らない会議では、アイスブレーカーが必要です。楽しい質問や短いチームビルディング活動は緊張を和らげ、平等な競技場に全員を置くのに役立ちます。会議で氷を壊す最も簡単な方法の1つは、各人についての独特の、または面白い気まぐれを明らかにする質問をすることです。これらの種類の質問に対する答えは、人々が互いに関係するのを助けます。例をいくつか挙げます。

あなたが動物だったとしたら、どちらになりますか、またその理由は何ですか。
あなたが今までで最も興味深い場所はどこですか？
もしあなたが歴史的な人物と出会うことができるとしたら、それは誰になるでしょう、そしてそれはなぜですか？

アイスブレーカーの質問は、会議のトピックに対処する必要はありません。彼らは人々がお互いに話したり聞いたりするように設計されています。もう1つの素晴らしいミーティングアイスブレーカーは、各出席者が2つの真実と嘘をついて話すことを伴い、残りの出席者はどの項目が嘘であるかを推測する必要があります。これは会議で人々を知るための素晴らしい方法です。アイスブレーカーはグループ活動の形でもやってくることができます。たとえば、会議の出席者に、ペットや車のブランドなど、その人と共通する点がある誰かを見つけるよう依頼します。これは人々に彼らの席を離れてそして彼らが一般的に話さないかもしれない他の人と話すことを強いる。

アイスブレーカーの活動の中には、会議主催者側の準備を少し含むものがあります。 1つの活動は、小さな紙切れに有名人の名前を書き、各出席者の後ろに名前を付けることです。このゲームでは、各参加者は自分の名前が背中にある人物について、はいまたはいいえの質問をする必要があります。

ビジネス会議のエチケット

あなたの組織の文化はあなたがビジネスミーティングでどのように振る舞うべきかを知らせるでしょうが、ミーティングエチケットには普遍的な側面がいくつかあります。会議に参加するための最良の方法の1つは準備することです。これは、議題の内容を把握し、自分が担当する項目に沿って準備または調査を行ったことを意味します。たとえば、アジェンダ項目で作業中のマーケティング計画について話し合う場合は、計画のメモを手にして会議に参加し、それらについて詳しく話し合う準備をすることが重要です。時間通りに到着することも同様に重要です。

スマートフォンやラップトップの代わりに会議に集中することは、プロ意識を示すためのもう1つの方法です。会議中は、電話をオフにしてラップトップをシャットダウンしてください。会議のためにノートパソコンのファイルにアクセスする必要がある場合は、受信メッセージに気を取られないように、必ず電子メールをオフにしてください。会議には注意が必要であり、それを電話またはラップトップの間で分割しても効果的な議論にはならないことを忘れないでください。

良いリスナーであり積極的な参加者であることは、ビジネス会議に参加する際の中心的な側面です。必ず他の人が言っていることをフォローし、何かがわからないときは質問して、自分が責任を負っている事項についての答えや洞察を提供してください。あなたのボディーランゲージも積極的な参加者であることの一部です。これは、椅子にすべり込まず、話している人とアイコンタクトをとるのではなく、背が高くなることを意味します。

参加する会議の種類によっては、会議の主催者または会った人々に感謝状を送ることができます。あなたが重要な顧客や見込み客と会うのであれば、これは適切かもしれません。あなたは彼らの時間に感謝し、あなたがあなたの熱意を示すためにあなたが会議で議論したいくつかの重要なことを繰り返します。

営業会議議事録テンプレート

あなたが会議の議事録を記録することを任されているとき、それはストレスの多い仕事のように思えるかもしれません。いくつかのヒントを参考にして、会議に欠かせない重要な点をすべて説明してください。議事録の目的を理解することが重要です。会議中に記録されたメモは、そこで行われた内容の書面による記録です。これらのメモは、出席者が言われたことを覚えておくのに役立ちますし、出席できなかった人には会議の内訳を示すこともできます。そのため、決定事項、タスク、計画されている次のステップ、達成された解決策など、会議中に議論されたすべての重要項目を削除することが重要です。

会議に参加する前に、メモを取っている間に記入できる簡単なテンプレートを書き出します。会議の議題のコピーを入手して、それをガイドとして使用してください。議題の一番上に、すべての会議出席者の名前をメモするためのスペースを追加します。欠落している主要な関係者がいる場合は、後でそれらをフォローアップする必要がある場合に備えて、そのことにも注意してください。会議の種類と説明するトピックに応じて、議事録テンプレートに追加できる項目がいくつかあります。