多くの場合「Xerox」というブランド名で呼ばれるコピー機は、今日の職場では標準的な事務機器です。この機械の使用法と手順を知ることは不可欠であり、オフィス全体に利益をもたらします。
歴史
最初の複写機は1938年にChester Carlsonによって特許取得されました。しかしながら; Xerox社から発売された1959年までは、実用的な事務機器にはなりませんでした。このバージョンでは、1分あたり7部しか出力できませんでしたが、それでも他の低速複製方法よりも好まれていました。コピー機は現在、事務機器の主要な部品の1つであると考えられており、ビジネス、教会、学校での日常業務でよく使用されています。
手続き
コピー機の電源が入っていることを確認したら、コピーする用紙をガラス板の上に下向きにして置きます。ガラス板を見つけるためにふたを開けなければならないでしょう。ページ全体が確実にコピーされるように、用紙と定規のガイドを並べます。正しくコピーするためには、コピー機のふたを閉める必要があります。ドアを開けたままにすると、用紙の色が不均一になり、用紙の端に黒い斑点ができることがよくあります。
単一コピーの場合は、単に「コピー」ボタンを押してください。数部コピーする場合は、コピーする数量を選択してから「コピー」を押します。通常、コピーはサイドトレイの中のマシンの下に払い出されます。
複数ページをすばやくコピーするには、書類をドキュメントフィーダにセットします。コピー機は自動的に各用紙を装置内に供給し、各文書をコピーし、元の文書をそれらが装填された場所の上方に置き換えます。ドキュメントフィーダを使用すると、コピー機を開けてドキュメントをガラスプレートに置く必要がなくなります。
特徴
ほとんどのコピー機は、レターサイズ（8 1/2 x 11インチ）またはリーガルサイズ（8 1/2 x 14インチ）のサイズの用紙を使用できます。機械によっては、両方の用紙サイズの用紙トレイが2つあり、いつでも使用できます。他のマシンには、異なるサイズの用紙をセットできるトレイが1つあります。
ほとんどの複写機はまた複写されるべき対象物のサイズを調整する能力を有する。 「拡大」または「縮小」設定を使用して、オブジェクトの縦横比を好みのサイズに調整します。コピーしたときに画像全体が見えるようにするには、コピー機上でオブジェクトの位置を変える必要があるかもしれません。
タイプ
現代のコピー機は単なるコピー能力以上のものを持っています。現在多機能装置と呼ばれている多くのコピー機は、スキャン、印刷、ソート、ステープル、カラー印刷、およびファックスの送受信が可能です。
多くのコピー機にはセキュリティデバイスのオプションもあります。これにより、許可されていないユーザーを防ぎ、オフィス部門によるマシンの使用を追跡することができます。この機能は通常、印刷コストの追跡が重要な大企業で使用されます。
オフィスエチケット
オフィスのコピー機を使用する際には、留意すべきいくつかの重要事項があります。1.コピーをいくつか作成する必要がある場合は、同僚がコピーを1つだけ作成するのを待っているかどうかを確認します。 2.同じ文書を複数部コピーした後は、用紙を節約するために部数を1部に戻します。 3.用紙をセットし直し、適切な担当者に用紙の供給が少なくなったことを知らせます。 4.他の人に知らせないでコピー機を動作不能の状態に放置しないでください。
