プロジェクト調整とは

プロジェクト調整とは、一般に、複数のタスクを同時に計画し管理することです。調整は、2つ以上の関連プロジェクトを扱う企業にとって不可欠です。プロジェクトは事業目的によって異なりますが、新製品の発売や新しい分野へのサービスの拡大などが含まれる場合があります。プロジェクトコーディネーターは、業界、事業規模、およびプロジェクト目標に応じて、さまざまな役割と責任を担うことがよくあります。例えば、企業は国内外の問題を処理するために別々のプロジェクトコーディネーターを指名するかもしれません。一方、中小企業は、プロジェクトの基本的な調整作業を管理の役割に織り込む可能性があります。プロジェクトコーディネーターは、意思決定者または主任管理者の補佐を務めることができます。

基本

特に調整を成功させるには、長期的な計画とシームレスな実行を組み合わせる必要があるため、プロジェクトの範囲（プロジェクトをさまざまなチームと統合するか、代替オプションを検討するなど）と時間枠（短期および全体の締め切り）が不可欠です。例えば、あなたのビジネスが新しい場所を開くつもりなら、あなたは正確に店を建てるのに必要な時間、必要な許可を得る、家具や備品を購入する、そして十分なスタッフを雇って訓練することを予想しなければなりません。したがって、必要な供給品の受け取りが遅れると、プロジェクト費用が追加されるなど、プロジェクト全体に影響を及ぼす可能性があります。

従業員

効率を維持するために、プロジェクトコーディネーターとしての役割を果たす1人または複数の人のチームを指定することを検討してください。プロジェクトコーディネーターは、予期せぬ遅れや状況を予測して対処するために、強力な問題解決スキルを持っている必要があります。さらに、彼らはさまざまなタイプの人々と対話し、交渉することができるはずです。あるプロジェクトがメキシコでの事業との連携を含む場合、コーディネーターはメキシコではアメリカとビジネス習慣が異なることを認識する必要があります。独立したプロジェクトコーディネーターの役割を作成できない場合は、エグゼクティブチームアシスタントとして機能するようにプロジェクトコーディネーターの職務を調整します。たとえば、プロジェクトアシスタントは、会議をスケジュールし、議題を準備し、プロジェクトの効率性をサポートするという全体的な目標をもって進捗状況を評価できます。

ソフトウェア

プロジェクトファイルの管理や重要な情報の管理など、効率を高めるためのソフトウェアプログラムを組み込んでください。特定のプロジェクトでは、スプレッドシート、グラフ、またはウォールチャートが効果的に機能します。 Microsoft ExcelやProjectなどのプログラムを利用したり、独自のソフトウェアを開発したりすることもできます。たとえば、発生する総プロジェクトコストや品質管理の問題など、重要な側面に焦点を当てるようにプログラムを設計できます。主要な参加者がプロジェクト情報に簡単にアクセスできることを確認してください。

検討事項

いくつかのプロジェクトは、同じ目標を達成するために協力する異なる組織や企業の人々を巻き込んでいます。チームメンバーが許可を得られなかったり、期限内に物資を配達できない場合など、プロジェクトのリスクを継続的に分析します。プロジェクトの調整には、必要に応じて迅速に実行できる緊急時対応計画を含める必要があります。