任意の組織のすべての財務取引は、最終的に何らかの方法で総勘定元帳に転記されます。コンピュータプログラムが会計処理に使用される場合、ほとんどの財務データは買掛金や売掛金のような補助元帳に転記され、自動的に総勘定元帳に転記されます。ただし、一部のエントリは総勘定元帳に直接転記する必要があります。総勘定元帳に直接転記されることが多い取引は、設備投資、未収利息、減価償却累計額、次の会計期間に元に戻す調整、および補助元帳では実行できないその他の勘定調整です。総勘定元帳に転記するときは、複数の総勘定元帳エントリの誤りを訂正すると面倒な会計記録が作成されるため、正確であるように特別な注意を払う必要があります。それ以外にも、総勘定元帳への転記は複雑ではありません。
総勘定元帳に転記する必要があるエントリに関連するすべての文書をまとめます。これには、購入契約、リースまたはローン契約、償却スケジュール、減価償却スケジュールなどがあります。
転記する必要がある各総勘定元帳エントリを詳細に記載した、コンピュータまたは紙にスプレッドシートを作成します。総勘定元帳エントリ、借方記入の正確な勘定科目および金額、さらに対応する貸方記入の口座および金額の完全な説明を含めます。借方の金額を左側の列に、クレジットを右側の列に入れます。
すべての総勘定元帳エントリの借方と貸方を合計し、借方と貸方の合計が同じであることを確認します。スプレッドシートをコンピュータで準備した場合は、総勘定元帳モジュールにデータを入力するときに参照用にそれを印刷します。
あなたのコンピュータのあなたの会計プログラムのあなたの総勘定元帳モジュールにアクセスしなさい。総勘定元帳の日付が、エントリを投稿する期間に設定されていることを確認します。期間の終了後にエントリが総勘定元帳に転記されることが多いため、これは重要です。たとえば、現在の月が実際には2月である場合でも、1月の総勘定元帳エントリを転記している可能性があるので、この場合は、総勘定元帳日付を1月に設定してください。
会計ソフトウェアのユーザーマニュアルに従って、総勘定元帳エントリを総勘定元帳モジュールにキー入力します。
未転記の総勘定元帳エントリのレポートを印刷します。あなたがすでに用意したあなたのスプレッドシートをチェックして（そして必要ならばマシンテープを追加して）あなたの総勘定元帳エントリを校正しなさい。総勘定元帳エントリに必要な修正を加えます。総勘定元帳にまだ転記しないでください。
総勘定元帳データのコンピュータバックアップを作成します。総勘定元帳データのバックアップに明確なラベルを付けて、安全な場所に保管してください。
会計ソフトウェアのユーザーマニュアルに従って、総勘定元帳エントリを転記します。総勘定元帳に転記したエントリの完全な記録を印刷します。あなたの永久的な会計記録の一部として適切なファイルまたは元帳帳にこれらを保存してください。
ヒント
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後で総勘定元帳のエントリを説明できるようになるとは限らないため、総勘定元帳に投稿したエントリは必ず徹底的に文書化してください。あなたの永久的な会計記録の一部としてあなたの文書を安全に保管してください。コンピュータを使用せず、代わりに会計処理を紙だけにする場合は、一般会計基準の形式で総勘定元帳のエントリを手動で正確に手動で記録または転記し、影響を受けるすべてのアカウントの残高を確実に更新します。あなたの総勘定元帳エントリを常に徹底的に文書化し、非常に安全な場所にあなたの会計記録を保管してください。
