ペーパーレスオフィスは環境に役立つかもしれませんが、適切なワークフローシステムが整備されていない場合、それはプロセスの頭痛を引き起こす可能性があります。すべてをデジタル空間に移行するには、移行で何も失われないようにするための文書管理とワークフロー手順を確立する必要があります。物理的な受信箱が歴史のごみ箱に近づくと、仮想の受信箱がそれらを置き換える必要があります。
デジタル化
ペーパーレスオフィスでは、可能なすべてをオンラインに移行することを目標としています。印刷された文書はスキャンされ、承認されたユーザーがアクセスできるコンピュータシステム上の共有の場所に配置されます。環境上の利点に加えて、よく管理されたペーパーレスオフィスは、従来のファイリングシステムよりも情報を見つけやすくします。仮想アーカイブのフォルダには古い文書が保存されるため、頻繁にアクセスされる領域が散らばることはありませんが、必要に応じて利用できます。
共有カレンダー
従業員のスケジュールを共有カレンダーに移動することで、雇用主は休暇時間やその他の勤務スケジュールに影響する事項を管理できます。同僚が会議やその他の予定されているイベントを追跡することもできます。作業カレンダーを共有するチームは、誰がオフィスにいるか、誰がオフィスにいないかを監視でき、それを念頭に置いてプロジェクトのワークフローを構築できます。たとえば、主要な関係者が週末に会議に参加しようとしていることを確認できれば、重要な文書や契約の草稿をより早く完成させるように動機付けることができるため、関係者は事前に意見を述べる機会が得られます内容が完成しました。
文書管理
ペーパーレスオフィスには、文書をどのように保守し保存するかを義務付けるシステムが必要です。文書を見つけやすくするために、文書の命名規則とフォルダー構造を作成します。文書管理システムでは、多くの場合、変更の「チェックアウト」と追跡の両方が可能です。これにより、複数の人が同時に文書を操作することを防ぎ、バージョン管理を行うことができます。文書を共有の場所で更新することを強制することで、ユーザーがファイルをダウンロードし、更新を行い、それらをEメールで送信してから公式バージョンを最新の状態に保ち損ねるときに発生する問題を軽減します。
プロジェクト管理
プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトのマイルストーンと期限を追跡するのに役立ちます。タスクとプロジェクトのスケジュールを追跡し、完了したことを従業員に知らせることができるシステムが必要です。新しいタスクに注意が必要なときに通知を通知する必要があります。個人は自分のプロジェクトを追跡でき、マネージャはチーム全体で行われていることを全体的に把握し、必要に応じてリソースを再割り当てできます。プロジェクトは、完了したらデジタルアーカイブし、得られた教訓と一緒に保管する必要があります。そうすれば、後で同様のプロジェクトが開始されたときに知識の移転が容易に起こる可能性があります。
