高官に手紙を書くことは非常に複雑な問題になる可能性があります。あなたは惑わされることなくちょうど正しい尊敬の念を打ちます。さらに、使用する適切な挨拶文を知っている必要があり、その人の肩書きが手紙と封筒に正しいことを確認します。同じランクのすべての高官が同じように扱われるわけではありません。たとえば、共和国の大統領はあいさつ文では「閣下」と呼ばれていますが、米国の大統領は「大統領」と呼ばれています。
受信者の役職を調べます。彼女は州上院議員、代表者、または他の何かですか？あなたは間違っていることを望みません。なぜなら、これはあなたに知らされていないように見せ、あなたの信頼性を減らすでしょう。
あなたのアドレスではなくあなたの名前をタイプすることによって手紙を始めなさい。行をスキップして、完全な日付を入力してください。追加の行をスキップして、高官の正式な住所とその物理的な住所を入力します。例えば、あなたがイングランドの女王に手紙を書いているならば、あなたは次のように書くでしょう： "女王陛下"、そして彼女の家の住所。 2011年現在、立憲君主はエリザベス女王2世です。彼女の名前は実際にはエリザベスアレクサンドラメアリーですが、それは彼女が対処される方法ではありません。
挨拶を始めます。多くの場合、これは住所とは異なります。例えば、あなたがイギリスの女王に手紙を書いているならば、あなたは「マダム」か「あなたの陛下を喜ばせますように」のどちらかを使うでしょう。コロンで両方を続けてください。
あなたの手紙の本文を入力してください。全体を通して尊重するトーンを維持するように注意してください。あなたが高官の統治下または任期中の対象者または市民であるかどうかにかかわらず、その立場にふさわしい敬意をもって彼または彼女を扱いなさい。
高官の肩書きに対応する終結陳述で手紙を終わらせる。女王様のために、主題は「私はあなたの陛下の最も謙虚で従順な主題、マダム、残ることを光栄に思って」と署名し、その上にその主題のタイプされたフルネームと署名を続けるべきです。しかし、米国の大統領の場合は、「敬意を表して」と入力し、その後に入力した名前と署名を入力するだけで済みます。前大統領に手紙を書くとき、「誠意をこめて」で十分です。
手紙に記載されているものと同じ正式な住所を使用して封筒に宛てたものです。たとえば、アメリカの元大統領の場合は、 "Honorable（Name）"の後に実際の住所を書きます。イギリスの女王の場合は、「女王陛下」に続けて住所を入力します。
