それらが完了した後、あなたのベンダーの、フリーランサーの、そして請負業者のW-9フォームは期限が切れません。ただし、IRSでは、名前、事業体の種類、納税者番号の変更など、特定の情報が変更されたときにそれらを置き換える必要があります。 IRSでは要求されていませんが、あなたのビジネスはあなたのサービスプロバイダの正確な記録を維持する目的で更新されたW-9フォームを要求することができます。
ヒント
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W-9フォームには、事業のサービスプロバイダに関する重要な税務情報が含まれています。有効期限はありません。ただし、情報を変更すると、新しいW-9が必要になる可能性があります。
W-9の目的
IRS W-9フォームは、企業が非従業員サービスプロバイダーの納税者情報を収集するために使用されます。金融会社はまた、課税対象の利息と支払った配当を顧客に報告するためにW-9フォームを使用しています。フォームに入力された情報はIRSに送信され、暦年にわたって実行されたサービスに対して600ドル以上の支払いがあったフリーランサー、独立請負業者、およびベンダーへの事業の支払いを記録します。 IRSは、個人に、氏名、住所、納税者番号、または社会保障番号と署名を付けてフォームに記入するよう要求します。仕入先および独立請負業者には、事業名、事業体の種類、従業員識別番号、およびプリンシパルの署名が求められます。すべてのサービス提供者は、彼らが予備の源泉徴収を免除されるのか免除されないのかを述べなければなりません。
新しいW-9フォームが必要な場合
事業によって報告された収入がそのサービス提供者の納税申告書に提出された情報と一致することを確実にするために、IRSはいくつかの状況下で既存のW-9フォームの交換を要求します。結婚後など、人の名前が変わった場合は、新しいW-9が必要です。ただし、住所の変更にW-9の交換は必要ありません。別の理由は、事業がある種類の法人から別の種類の法人に変わる場合です。たとえば、単独の所有者がLLCに変更された場合は、新しいW-9フォームが必要です。同様に、納税者番号から雇用者識別番号への変更には、代わりのフォームが必要になります。
バックアップ源泉徴収の変更
IRSは、特定のサービスプロバイダに支払われた収入の割合を差し引くように事業に指示することができます。これはバックアップ源泉徴収と呼ばれます。不十分な納税、誤った納税者番号、または納税者番号の提供の失敗を含む可能性がある理由で、お金は事業によって差し控えられ、IRSに送金されます。企業がフリーランサー、独立請負業者、またはベンダーのためにバックアップ源泉徴収を開始するように命令された場合、IRSは新しいW-9フォームを必要とします。差し替え用紙には、予備の源泉徴収の免除から非免除への変更を示す必要があります。
