成功している記録管理システムは記録を安全に保存して、記録の作成、維持、使用と処分のための組織的な方法を作成します。記録管理ガイドラインの作成と継続的な更新は、システムの完全性を維持するために不可欠です。情報要件、入力方法、保存スケジュールとバックアップ、セキュリティ規制、正確なレポート作成に関するガイドラインを使用して、効果的なレコード管理システムを作成できます。
情報
あなたの会社がどのような種類の情報を望んでいて保存する必要があるかについてのガイドラインを作成します。これには、契約、従業員ファイル、法人設立文書、顧客記録、規制データ、財務記録、および事業に必要なその他の関連情報が含まれます。すべての機能的ニーズへの完全性とコンプライアンスを確実にするために複数の部門と相談することによってこのリストを編集してください。法的義務を果たすために必要な情報がレコード管理の保管ガイドラインに含まれていることを確認するために、会社の弁護士と一緒に最終リストを確認してください。
入力方法
各レコードタイプのレコード入力方法を考案します。レコードは手動で入力するか、補完システムからインポートするか、スキャンシステムを介して入力することができます。これらの入力方法は信頼性があり安全であるべきです。電子取引所の場合は、正確な送金を確実にするために冗長性チェックを行います。手動入力の場合は、正確性を確保するために品質チェックシステムを開始してください。
ストレージ
システムに入力されたレコードの種類ごとに保存期間を指定します。タイムラインは、法的義務、データシステムの制約および機能性を考慮に入れるべきです。アクセス頻度が低いレコードについては、レコードへのアクセスを時々許可する補足的なストレージシステムを検討してください。これらのレコードは、ストレージの必要性を最小限に抑えるために圧縮できます。プライマリレコードシステムから離れた場所にレコードを格納すると、頻繁に使用されるレコードをより速く引き出すことができます。記録管理のガイドラインには、日常的なバックアップ手順と、できれば重要な記録のオフサイトでの重複保存を含める必要があります。
セキュリティ
詳細なセキュリティ計画は、レコード管理計画の重要な部分です。レコードをセキュリティ分類可能なグループにグループ化し、パスワードで保護された安全なアクセスを適切な従業員グループに割り当てます。このセキュリティ検査は、入力データへのアクセス、メンテナンスの実行、およびレコードの使用または破棄を行うユーザーにも適用されます。会社と規制上の義務の遵守を確実にするためにセキュリティクリアランスを定期的に見直します。セキュリティクリアランスを新入社員手順および終了した従業員手順に組み込みます。
レポート
定期的な報告はあなたの記録管理システムの一部であるべきです。これらのレポートには、機密データにアクセスしたユーザーのリスト、セキュリティ許可の変更、不完全なレコードのエラー報告、および破棄の対象となるレコードを含める必要があります。重要なデータ領域に関するレポートを追加します。
